Основные обязанности:
- Ведение календаря руководителя, напоминание о встречах, переносы
- Административная поддержка руководителя (документы, счета, архив, корреспонденция);
- Организация офлайн/онлайн встреч/звонков
- Протоколирование, расстановка и контроль дедлайнов по задачам руководителя и делегирование задач по итогам встречи
- Контроль работы команды, подрядчиков, напоминание о сроках
- Представительство руководителя/компании на встречах
- Контроль работы подрядных организаций по сопровождению ремонтных работ в офисе (г. Москва), в последующем обеспечение жизнедеятельности и функционирования офиса в МСК
- Поиск информации (по подрядчикам, конкурентам, новым нишам и пр.)
- Подготовка выступлений руководителя(презентация, тезисы), поиск площадок, проверка контрагентов,
- Сопровождение руководителя в командировках (по необходимости), на встречах, деловых мероприятиях, в том числе в г. Волгоград (головной офис компании)
- Организация встреч, выступлений, помощь в подготовке, информационное сопровождение
- Тревел-поддержка (бронирование отелей, автомобиль, билетов и др)
- Составление маршрутов в путешествиях
- Бронирование ресторанов, покупка билетов на выставки, концерты, спектакли и пр.
- Работа с личными документами (билеты, возвраты, оформление и пр.)
- Поиск и заказ/покупка необходимых товаров, подарков и др.
- Поиск лучших локаций, подготовка фото и видео съемки
- Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед. клиники);
- Организация семейных праздников, поездок
Мы ожидаем:
- Опыт работы с Битрикс24: планирование, управление правами доступа к календарю, настройка правил для сортировки почты, 1С
- Знание формул, создание сводных таблиц и диаграмм для отчетов
- Создание красивых и структурированных презентаций «под ключ» (инфографика, работа с графикой) и/или постановка ТЗ в отдел дизайна
- Знание сроков хранения документов и умение организовать удобную систему хранения (бумажного и электронного архива), чтобы любой документ можно было найти за пару минут
- Уверенное пользование принтером, сканером (в том числе скоростное сканирование), факсом, брошюратором, ламинатором и умение оперативно устранять мелкие неполадки (заправить картридж, заменить бумагу)
- Знание английского (или иного) языка на уровне Upper-Intermediate / Advanced (как преимущество)
- Понимание, что такое авансовый отчет, счет, счет-фактура, акт выполненных работ. Умение проверить правильность оформления финансовых документов
- Абсолютная надежность и конфиденциальность: Умение хранить тайны (коммерческие и личные).
- Проактивность и предвидение: Способность мыслить на шаг вперед
- Мультизадачность и стрессоустойчивость: Способность одновременно отвечать на звонки, отвечать в мессенджере, сортировать почту и держать в голове список поручений, не теряя качества работы
- Внимательность к деталям: от бизнес-задач до личного взаимодействия
- Коммуникабельность и дипломатичность: Умение найти общий язык с кем угодно: от водителя и курьера до топ-менеджера и важного иностранного гостя. Умение вежливо, но твердо сказать «нет» и оградить руководителя от ненужных визитеров.
- Гибкость и адаптивность: способность перестраиваться, не впадая в ступор от внезапных изменений.
- Самоорганизация и тайм-менеджмент: способность организации оптимального рабочего процесса руководителя
- Эмпатия и дипломатичность: Умение чувствовать настроение руководителя
- Доброжелательность: Ассистент — это лицо компании
- Грамотная устная и письменная речь
- Эстетический вкус: соблюдение tone of voice компании
Мы предлагаем:
- Оформление согласно ТК РФ с первого дня
- Конкурентоспособную заработную плату
- 13-я зарплата
- Индексация зарплаты 2 раза в год, надбавки за стаж
- Возможности для карьерного роста и профессионального развития
- Полис ДМС (включая стоматологию) после испытательного срока
- Частичная компенсация ипотеки после 2-х лет работы в компании
- Компенсация расходов на обед и фитнес
- Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера
- Современный офис с комфортной рабочей атмосферой
- Корпоративные скидки на наши стильные вещи