Персональный ассистент Собственника (Executive & Personal Assistant)

О компании:
Мы – стабильная и динамично развивающаяся группа компаний с более чем 20-летней историей на рынке. Специализируемся на розничной продаже товаров люксового сегмента: эксклюзивный дистрибьютор легендарного британского бренда люксового белья и аксессуаров Agent Provocateur в России и СНГ, а также и развиваем направление девелопмента.

Миссия кандидата:
Стать правой рукой и ключевым операционным центром Собственника. Обеспечить безупречную организацию его профессиональной и личной жизни, взяв на себя управление всеми административными, логистическими и коммуникационными процессами. Создать структуру и порядок в динамичном потоке задач, выступая гарантом эффективности, конфиденциальности и спокойствия.

Ключевые задачи и зоны ответственности:

1. Профессиональная повестка и управление задачами:

• Полное ведение календаря: планирование, приоритизация, координация и напоминание о всех встречах, совещаниях, дедлайнах.
• Подготовка материалов для встреч, презентаций и переговоров (сбор информации, формирование аналитических справок).

2. Комплексная организация деловой и частной жизни (Family Office Support):

• Деловые поездки: Полный цикл организации бизнес- и частных путешествий (VIP): бронирование рейсов, отелей и апартаментов, организация трансферов, оформление виз, проработка маршрутов.
• Личные поручения и проекты: Выполнение широкого спектра личных задач и проектов Собственника и его семьи — от организации частных мероприятий и бронирования ресторанов до взаимодействия с поставщиками персональных услуг и управления ad-hoc запросами.
• Координация обслуживающего персонала: Постановка задач и контроль работы водителей, домработниц и других привлеченных специалистов.

3. Коммуникации и взаимодействие:

• Выступление в роли первого контактного лица и фильтра для Собственника во взаимодействии с банками, юристами, партнерами по бизнесу, поставщиками и личными контактами.
• Ведение и постоянное обновление базы контактов.

4. Административная и документальная поддержка:

• Ведение делопроизводства и документооборота внутренними поставщиками, которые привлекаются в рамках трудовых обязанностей, обеспечение порядка в документах (как физических, так и электронных).
• Оперативное решение технических и бытовых вопросов (взаимодействие с подрядчиками, сервисными службами, поставщиками офисного и домашнего оборудования).

Требования к кандидату:

Обязательный опыт и компетенции (Hard Skills):

• Опыт: Не менее 3-х лет опыта работы персональным или executive-ассистентом собственника бизнеса. Опыт поддержки первого лица.
• Английский язык: Свободное владение (уровень C1). Обязательны навыки ведения деловой переписки, телефонных переговоров и работы с документами.
• Административная экспертиза: Впечатляющие навыки организации времени, документооборота, протокола встреч и сложных поездок.
• Бонус (необязательно, но желательно): Понимание или опыт работы в фэшн-индустрии, luxury-сегменте или сферы услуг для VIP-клиентов.

Ключевые личные качества (Soft Skills):

• Абсолютная гибкость и готовность 24/7: Понимание и принятие ненормированного формата работы. Готовность быть на связи и оперативно решать задачи, с возможностью мобильной работы и сопровождения в поездках.
• Многозадачность и переключаемость: Способность мгновенно менять контекст — от обсуждения инвестиционного меморандума к организации детского праздника — без потери эффективности и внимания к деталям.
• Структурность, организованность и проактивность: Умение создавать и поддерживать порядок из хаоса, предугадывать потребности, думать на два шага вперед и напоминать о важном.
• Высокий уровень ответственности и дискретность: Абсолютная конфиденциальность, надежность и тактичность. Умение работать с информацией, не подлежащей разглашению.
• Стрессоустойчивость и эмоциональный интеллект: Способность сохранять спокойствие, хладнокровие и дружелюбие в условиях высокой нагрузки и динамично меняющихся планов.
• Инициативность и «hands-on» подход: Готовность не просто получить задачу, а довести ее до идеального результата, взяв на себя все промежуточные этапы, включая самые прикладные.

Что мы предлагаем:

• Уникальный опыт и доверие: Возможность работать в самом сердце принятия решений, войти в закрытый круг доверенных лиц и получить опыт высочайшего уровня.
• Масштаб задач и влияние: Работа, где каждый день разный, а ваши действия напрямую влияют на эффективность ключевой фигуры.
• Стабильность и прозрачность: Компания на рынке более 20 лет, понятная структура и «белая» заработная плата.
• Конкурентный доход: Оклад 250 000 - 350 000 (обсуждается от опыта) + годовая премия. Оформление по ТК РФ.
• Центральное расположение: Удобный и современный офис в центре Москвы (Петровка, 16)
• График работы – офис, пн-пт с10:00-19:00, ненормированный
• Отпуск 28 + 3 дня (за ненормированный рабочий день)