Обязанности:
- Сбор, актуализация, систематизация, архивирование всей входящей и исходящей документации по объекту.
- Прием/отправление и распределение входящей/исходящей корреспонденции (регистрация, учет, своевременная отправка писем).
- Подготовка и оформление протоколов совещаний.
- Контроль сроков исполнения поручений в рамках работы по объекту.
- Актуализация сроков по заключенным договорам.
- Подготовка писем, служебных записок, ОРД по поручению руководителя.
- Распределение, хранение, учет документации.
- Сканирование/копирование договоров, протоколов, приказов, счетов, актов и др. документов. Ведение сетевых папок по объекту (сканирование и распределение документации по папкам). Ведение реестров договоров и согласований.
- Составление и анализ таблиц по поручению руководства.
- Запрос бухгалтерских документов у контрагентов.
- Проведение сверок с поставщиками товаров и услуг
- Составление планов платежей в рамках управления комплексом;
- Подготовка отчетности для арендаторов по поручению руководства;
- Подготовка гарантийных обращений, ведение реестра обращений, отслеживание сроков. Взаимодействие с арендаторами по вопросам жизнедеятельности объекта;
- Работа в 1С. Формирование и ведение заявок в 1С, контроль за исполнением сроков;
- Закупка тмц для офиса (Комус);
- Встреча гостей (чай/кофе);
- Работа с курьерами и почтовыми отправлениями.
Требования:
- Опыт ведения делопроизводство строительной и эксплуатирующей организации будет преимуществом
- Ответственность, внимательность
- Навыки делового письма;
- Знание основных базовых офисных программ (Word, Excel,Outlook и пр.)
- Официальное трудоустройство по ТК РФ.
- График работы: 5/2 с 9-00 до 18-00.
- Заработная плата 2 раза в месяц без задержек
- ДМС после испытательного срока
- Ежегодная премия