Офис-менеджер (в Управляющую компанию)

• 1. Основной целью деятельности офис-менеджера является обеспечение жизнедеятельности офиса Товарищества и контроль документооборота.
  2. Деятельность офис-менеджера оценивается по следующим критериям:
• организация делопроизводства, схемы документооборота;
• правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
• правила эксплуатации организационной, копировальной и вычислительной техники;
• деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;
• доброжелательность и опрятный внешний вид;
• коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность, усидчивость;
• сообразительность;
• расторопность, многозадачность;
• неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.
  1. В обязанности офис-менеджера входит:

• ведёт кадровый учёт - оформляет документацию при приеме или увольнении сотрудников Товарищества, переводе их на другие штатные единицы, трудовые отпуска, больничные листы в соответствии с Трудовым Кодексом РК и приказом руководителей;
• прием документов и личных заявлений на подпись директора Товарищества;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учет, хранение документов;
• по поручению директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Товарищества в целом;
• по поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• приём звонков в Товарищество, переключение на руководителя или отделы;
• фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения;
• встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
• обеспечивает жизнедеятельность офиса:

- заказ питьевой воды по мере необходимости;

- заказ канцелярских принадлежностей по мере необходимости;

• добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения директора Товарищества, использовать все рабочее время для производительного труда;
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
• поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
• эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
• соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
• постоянно повышать свой профессиональный уровень и квалификацию для эффективного исполнения должностных обязанностей;
• ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,

формирует дела и ведение архива;