Обязанности:
Документооборот:
- разработка и введение единых стандартов ведения документооборота компании (контроль поступления, распределения, исполнения документации; разработка и применение единых стандартов документов, правил их оформления, согласования, подписания, хранения и т.д., в том числе в СЭД).
Работа офисов:
- организация жизнедеятельности и эксплуатации офисов: подбор помещений, поставщиков услуг, контроль за их работой и решение оперативных вопросов;
- оптимизация закупок расходных материалов, гостиничных и транспортных услуг, управление бюджетированием расходов (составление смет, анализ затрат на содержание офисов);
- взаимодействие с арендодателями и обслуживающими организациями: ведение переговоров по условиям аренды, контроль выполнения договоров и решение спорных ситуаций, своевременное продление договоров, подготовка счетов по аренде и коммунальным услугам для оплаты и контроль исполнения.
Архив
- разработка, внедрение и контроль исполнения мероприятий по ведению и хранению документации (разработки инструкции по ведению архива, формирование номенклатуры дел, архивирование документов, соблюдение сроков хранения и т.д.).
- Общее руководство деятельностью отдела, побор персонала, решение текущих вопросов.
- Требования:
- образование высшее;
- знание делопроизводства;
- навыки организации электронного документооборота;
- организация жизнедеятельности офисов;
- опыт разработки распорядительных документов, регламентов, положений.
- оформление в соответствии с ТК РФ;
- график работы: 5/2 с 9-00 ч до 18-00 ч;
- возможность внутреннего и внешнего обучения.