Секретарь- делопроизводитель

О компании:

АО Инвестиционная компания «Риком-Траст» — один из лидеров российского финансового рынка с 1994 года. Мы предоставляем полный спектр инвестиционно-консультационных услуг частным и корпоративным клиентам, успешно конкурируем с ведущими инвестиционными домами и активно внедряем лучшие диджитал-практики. Присоединяйтесь к нам и станьте частью будущего российского финансового рынка!

Чем предстоит заниматься:

• Планирование и координация рабочего дня руководителя.

• Приём и фильтрация входящих телефонных звонков, обработка и учет корреспонденции, устных и письменных запросов, в рамках своей компетенции.

• Организация приёма посетителей и деловых партнёров.

• Организация и сопровождение заседаний правления, включая подготовку материалов, ведение и оформление протоколов и контроль исполнения решений.

• Организация системы делопроизводства и оптимизация существующей: регистрация, учёт, движение, хранение и архивирование документов.

• Разработка и внедрение локальных нормативных актов по делопроизводству, включая инструкции, положения и регламенты, совместно с юридическим департаментом.

• Контроль сроков и корректности исполнения поручений по протоколам и резолюциям руководителя.

• Внедрение и поддержка электронного документооборота (знание bitrix будет преимуществом), оптимизация процессов хранения и передачи информации.

• Консультирование коллег по правилам оформления документов и работе с внутренними нормативными актами.

• Взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами по вопросам документооборота.

• Подготовка отчётности и аналитических материалов для руководства.

• Организация и контроль командировок, администрирование внутренних процессов компании, включая согласование заявок, контроль соблюдения регламентов и взаимодействие со службами обеспечения.

• Заказ канцелярских и хоз. принадлежностей для офиса, контроль работы курьерских служб.

• Обеспечение жизнедеятельности офиса.

Требования:

• Высшее образование /неоконченное высшее образование;
• Опыт работы секретарём, помощником руководителя или специалистом по делопроизводству от 2-х лет;
• Хорошее понимание принципов организации корпоративного управления и делопроизводства;
• Навык качественной подготовки деловых писем, приказов, протоколов т.д.;
• Владение компьютерными системами (Word, Excel, CRM);
• Желателен опыт работы с электронными средствами учета и передачи документов (Битрикс24.).

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня.
• ДМС с четвертого месяца работы.
• График работы 5/2, офис в центре
• Корпоративные мероприятия, поддержка и обучение.
• Льготное питание
• Бесплатная парковка