Офис-менеджер

Teez — маркетплейс, созданный в Казахстане. Мы открылись, растем, масштабируемся и строим самое быстрое и удобное ecom-пространство в стране. Двигаемся вперед.

Сейчас открываем новые пункты выдачи, расширяем команду, отлаживаем логистику, обновляем приложение, улучшаем сервис. Цель — стать маркетплейсом №1 в Казахстане.

Ищем тех, кто не просто хочет работать в ecom, а хочет менять рынок и улучшать жизни людей.

У нас есть свобода в решениях, уважение к опыту, вера в профессионализм и сильная команда, с которой можно свернуть горы.

Обязанности

Поддержка генерального директора:

• Планирование рабочего дня, ведение и контроль календаря встреч, переговоров и поездок руководителя
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц, оформление виз, подготовка маршрута и пакета документов
• Подготовка и оформление деловой переписки, писем, презентаций, аналитических справок и протоколов совещаний
• Координация поручений руководителя сотрудникам компании и контроль сроков их выполнения
• Организация внутренних и внешних встреч, совещаний, видеоконференций (Zoom, Telegram, Google Meet)
• Сопровождение руководителя на встречах при необходимости, ведение записей и follow-up

Обеспечение работы офиса:

• Поддержание порядка и комфортной рабочей атмосферы в офисе
• Контроль наличия и своевременная закупка канцтоваров, расходных материалов, продуктов, воды для кулера
• Взаимодействие с арендодателем, клининговой службой, курьерскими и сервисными компаниями
• Приём входящих звонков, корреспонденции, посетителей; чай/кофе для гостей и партнёров
• Регистрация входящих и исходящих документов, ведение реестров, архивирование
• Курирование работы курьеров и доставки документов между офисами и контрагентами
• Контроль исправности офисной техники и взаимодействие с IT-поддержкой

Документооборот и взаимодействие:

• Подготовка договоров, актов, счетов и иных документов по шаблонам компании
• Сбор подписей и сканов документов, передача оригиналов в бухгалтерию
• Ведение реестров контрагентов, контактов и партнёров
• Участие в организации корпоративных мероприятий, дней рождения, тимбилдингов

Требования

• Высшее высшее образование
• Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя или ассистентом от 1 года
• Уверенный пользователь ПК: MS Office, Google Workspace, CRM
• Грамотная устная и письменная речь, деловой стиль коммуникации
• Знание основ делового этикета и документооборота
• Умение работать с большим объёмом задач и расставлять приоритеты
• Высокий уровень ответственности, конфиденциальности и стрессоустойчивости
• Доброжелательность, аккуратность, проактивность, внимание к деталям

Будет вашим преимуществом

• Опыт работы в логистических, транспортных или ВЭД-компаниях
• Знание китайского языка
• Знание английского языка
• Опыт работы с 1С, Битрикс24, AmoCRM
• Опыт travel-поддержки руководителя (включая международные поездки)

Условия

• Конкурентный уровень заработной платы
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, комфортный современный офис
• Прямое взаимодействие с топ-менеджментом и возможность влиять на процессы
• Реальные перспективы профессионального и карьерного роста внутри компании
• Корпоративные мероприятия, обучение и развитие за счёт компании