Проектный координатор (отчетность и контроль поручений в PMO)

Кого ищем

Ищем очень организованного проектного координатора, который усилит PMO в части регулярной отчетности, ведения единого реестра проектов, контроля поручений, подготовки материалов для руководства и организационной поддержки проектных команд.

Это не роль классического ассистента или секретаря. Нужен человек, который умеет работать с разрозненной информацией, собирать статусы от разных участников, превращать хаос в понятные таблицы, отчеты, протоколы, action tracker и управленческие выводы.

О компании и контексте роли

Baiuly Capital Holding развивает и управляет портфелем производственных активов. В холдинге формируется центральный Project Management Office, который отвечает за прозрачное управление проектным портфелем, методологию, контроль сроков, результатов и координацию стратегических, инвестиционных и операционных проектов по группе компаний.

Что нужно будет делать

• Вести и развивать единый реестр проектов холдинга: статусы, сроки, бюджеты, кураторы, ответственные, риски, зависимости, эффекты.
• Собирать статус-информацию от проектных менеджеров и функциональных команд.
• Проверять полноту, корректность и логичность предоставленных данных.
• Готовить регулярную управленческую отчетность: сводные статусы, дашборды, проблемные зоны, решения на эскалацию.
• Вести action tracker и контролировать исполнение поручений по проектам.
• Организовывать проектные встречи: готовить повестку, фиксировать решения, протоколы, задачи и следующие шаги.
• Поддерживать проектных менеджеров в подготовке проектных документов: бизнес-кейс, устав, график, статус-отчет, отчет о завершении, запрос на изменение.
• Вести проектный документооборот и структурировать материалы в едином хранилище / Smartsheet.
• Самостоятельно вести отдельные несложные проекты или пакеты работ под кураторством Директора PMO / проектного менеджера.
• Участвовать в развитии методологии PMO, шаблонов, регламентов и стандартов отчетности.

Обязательно

• Опыт от 3 лет в проектной координации, PMO, операционном управлении, бизнес-анализе, консалтинге или смежных ролях.
• Высокая организованность и внимательность к деталям.
• Умение держать несколько задач одновременно, не терять сроки, договоренности и ответственных.
• Уверенное владение Excel и PowerPoint.
• Опыт подготовки таблиц, отчетов, презентаций, протоколов или управленческих материалов.
• Понимание проектной логики: цель, скоуп, график, бюджет, риски, зависимости, ответственные, статус и решения.
• Грамотная письменная речь и умение корректно, но настойчиво получать информацию от коллег.

Будет преимуществом

• Опыт работы в PMO, проектном офисе или управляющей компании.
• Опыт в производственных компаниях, FMCG, промышленности, девелопменте, консалтинге или холдинговых структурах.
• Опыт самостоятельной координации небольшого проекта, рабочего потока или пакета работ.
• Опыт работы с MS Project, Smartsheet, Power BI или аналогичными инструментами.
• Навыки базового анализа данных и визуализации проектных статусов.

Позиция не подойдет, если

• Вы ищете только административную или ассистентскую роль без погружения в проектные статусы, сроки, поручения и отчетность.
• Вам некомфортно самостоятельно напоминать, уточнять, проверять и добиваться информации от разных участников.
• Вы не любите работать с таблицами, отчетами, протоколами и большим количеством деталей.
• Вы не готовы к динамичной среде, где процессы еще формируются.

Этапы отбора

1. Интервью с Директором Project Management Office.
2. Профессиональное задание.
3. Финальное интервью с Заместителем Председателя Правления по управлению проектами.

Просьба к кандидату

В сопроводительном письме начните ответ с фразы: «Готов(а) навести порядок в проектной отчетности».

Также кратко ответьте на вопросы:

1. Был ли у вас опыт ведения реестра проектов, отчетности или action tracker?
2. Какие отчеты или презентации вы готовили для руководства?
3. Какой у вас уровень владения Excel, PowerPoint, Power BI?
4. Приходилось ли вам собирать статусы у разных подразделений и напоминать ответственным о сроках?
5. Готовы ли вы в перспективе самостоятельно вести отдельные небольшие проекты или пакеты работ?