1. Делопроизводство и документооборот
- Обработка корреспонденции: прием, регистрация, учет и распределение входящей/исходящей документации и e-mail сообщений.
- Подготовка документов: составление писем, запросов, отчетов по поручению руководителя.
- Работа на подпись: проверка правильности оформления документов, передача их на подпись директору.
- Архивация: формирование дел, обеспечение их сохранности и передача в архив в установленные сроки.
- Встреча гостей
2. Административно-организационная деятельность
- Планирование дня: ведение графика встреч, напоминание руководителю о предстоящих событиях.
- Телефонные звонки и посетители: фильтрация входящих звонков, запись на прием, встреча гостей.
- Организация совещаний: бронирование переговорных, оповещение участников, подготовка повестки дня и материалов.
- Контроль исполнения: отслеживание соблюдения сроков выполнения приказов, распоряжений и поручений.
3. Организация командировок
- Логистика: заказ билетов, бронирование отелей.
- Оформление поездок: подготовка визовых документов, составление графика поездки.
- Финансы: сбор авансовых отчетов и чеков после возвращения.
4. Обеспечение приемной
- Офисная техника: заказ канцелярии, воды, кофе, контроль за исправностью оргтехники в кабинете руководителя.
- Деловой этикет: создание комфортной и профессиональной рабочей обстановки