Административный менеджер / Офис-менеджер / Руководитель административного обеспечения (Чукотка)

Компания занимается строительством многоквартирных домов, детского сада на Чукотке.

Сейчас мы ищем человека, который возьмет на себя административное сопровождение офиса и объектов в Анадыре.

Для нас важно, чтобы на удаленной территории все административные процессы работали четко: сотрудники были размещены, документы велись в порядке, счета и договоры не терялись, подрядчики выходили на связь, а руководитель получал актуальную информацию вовремя.

Кого мы ищем

Нам нужен не просто офис-менеджер, который выполняет разовые поручения.

Мы ищем самостоятельного административного специалиста/ Руководителя, который умеет держать порядок в документах, контролировать задачи, общаться с подрядчиками и не ждать постоянных напоминаний.

Эта позиция подойдет человеку, который любит системность, умеет добиваться ответа от людей, спокойно работает с документами, счетами, договорами и может быть надежной опорой для руководителя на месте.

Чем предстоит заниматься

Документы, архив и учет

• Вести и поддерживать в порядке архив документов.
• Вести учет рабочих часов сотрудников.
• Собирать, проверять и передавать документы на оплату.
• Контролировать счета, договоры, акты, ведомости и другие рабочие документы.
• Вносить данные в реестры и таблицы.
• Следить, чтобы документы были подписаны, переданы и не терялись.

Работа с подрядчиками и контрагентами

• Общаться с подрядчиками, поставщиками, арендодателями и другими контрагентами.
• Запрашивать счета, договоры, закрывающие документы.
• Добиваться ответов по текущим вопросам.
• Контролировать выполнение договоренностей.
• Передавать информацию руководителю и ответственным сотрудникам.

Административная поддержка сотрудников на Чукотке

• Помогать в организационных и бытовых вопросах сотрудников.
• Участвовать в вопросах размещения, проживания и взаимодействия с арендодателями.
• Координировать простые хозяйственные задачи по офису и объектам.
• Помогать с коммуникацией на месте, если вопрос требует личного присутствия или контроля.

Поддержка руководителя

• Помогать руководителю по административным вопросам.
• Фиксировать задачи и контролировать их выполнение.
• Напоминать о сроках, передавать информацию, держать руководителя в курсе статуса задач.
• Быстро реагировать на срочные вопросы.
• Какие задачи будут в приоритете
• Поддержание порядка в архиве и документах.
• Учет рабочих часов.
• Контроль счетов, договоров и оплат.
• Коммуникация с подрядчиками и контрагентами.
• Административная помощь руководителю и команде на Чукотке.
• Контроль бытовых и организационных вопросов по объектам.

Нам важно, чтобы вы

• Умели самостоятельно организовывать свою работу.
• Были внимательны к документам, цифрам и срокам.
• Не теряли задачи и доводили их до результата.
• Умели спокойно, но настойчиво общаться с подрядчиками и контрагентами.
• Не боялись звонить, уточнять, напоминать и добиваться ответа.
• Могли работать в условиях, где не всегда все идеально организовано.
• Были ответственным человеком, на которого можно положиться.

Будет преимуществом

• Опыт работы офис-менеджером, администратором, помощником руководителя, специалистом АХО или документооборота.
• Опыт работы с договорами, счетами, актами, реестрами, таблицами.
• Опыт общения с подрядчиками, поставщиками или арендодателями.
• Понимание специфики работы на Чукотке или в северных регионах.
• Опыт административного сопровождения удаленных объектов.

Что мы предлагаем

• Работу в Анадыре, ул. Ленина, 40.
• Понятную административную роль с реальной зоной ответственности.
• Возможность выстроить порядок в документах, процессах и коммуникации.
• Прямое взаимодействие с руководителем.
• Самостоятельность в работе.
• Уровень дохода обсуждается индивидуально по итогам собеседования.
• Оформление по ТК РФ.

Кому точно подойдет эта вакансия

Эта работа подойдет вам, если вы умеете держать порядок, не боитесь ответственности и можете быть человеком, который знает, где какой документ, кому нужно позвонить, какой счет оплатить, что подписать и у кого получить ответ.

Нам нужен человек, который сможет взять административные задачи в свои руки и стать надежной опорой для руководителя и команды на Чукотке. Ждем твой отклик!