Бизнес-ассистент руководителя

Бизнес-ассистент Генерального директора

Мы ищем Бизнес-ассистента для Генерального директора - человека, который станет ключевым партнером CEO в ежедневном управлении и будет помогать превращать решения в конкретные действия и результаты.

Это не классическая административная позиция. В роли будет много самостоятельности, аналитики, координации и работы с руководителями функций. Вам предстоит находиться в центре управленческого процесса: от подготовки встречи и сбора информации до контроля исполнения решений и достижения результата.

Что предстоит делать

Управлять временем и приоритетами CEO

• Вести календарь Генерального директора, формировать приоритеты и оптимизировать его рабочее время.
• Организовывать встречи, переговоры и рабочие сессии.
• Готовить необходимые материалы, справки и briefing notes к встречам.
• Обеспечивать follow-up по итогам встреч и переговоров.

Контролировать поручения и управленческие решения

• Вести единый реестр поручений и решений CEO.
• Фиксировать ответственных, сроки и ожидаемые результаты.
• Регулярно отслеживать статус исполнения.
• Своевременно выявлять отклонения и эскалировать риски CEO.
• Формировать краткий и понятный статус по ключевым задачам.

Готовить управленческие материалы

• Собирать и консолидировать информацию от различных подразделений.
• Готовить executive summaries, презентации, аналитические справки и briefing materials.
• Участвовать в подготовке MBR, S&OP, стратегических сессий и других ключевых управленческих мероприятий.
• Структурировать большие объёмы информации и выделять главное для принятия решений.

Поддерживать управленческий ритм компании

• Формировать agenda совещаний.
• Организовывать встречи руководителей и кросс-функциональные рабочие группы.
• Вести протоколы и фиксировать ключевые договорённости.
• Контролировать выполнение agreed actions до получения результата.

Координировать взаимодействие руководителей

• Взаимодействовать с руководителями функций и бизнес-единиц.
• Синхронизировать информацию между участниками проектов.
• Координировать кросс-функциональные задачи и рабочие группы.
• Обеспечивать прозрачность статусов и договорённостей.

Участвовать в специальных проектах CEO

• Подключаться к стратегическим, инвестиционным, организационным и трансформационным инициативам.
• Проводить необходимую аналитику и собирать информацию для принятия решений.
• Координировать отдельные этапы проектов и контролировать выполнение договорённостей.

Образование:

• Высшее образование в сфере менеджмента, экономики, финансов, бизнеса, управления или смежных направлениях.

Опыт:

• От 3 до 7 лет в одной из ролей: Executive Assistant / Assistant to CEO / Business Assistant / Chief of Staff / Project Manager / PMO / Project Coordinator или аналогичной.
• Опыт непосредственной работы с первым руководителем будет значимым преимуществом.
• Опыт работы в крупной, структурированной или динамично развивающейся компании — преимущество.
• Профессиональные навыки

Организация и управление

• Сильные навыки планирования и управления временем.
• Умение расставлять приоритеты и держать под контролем большое количество задач.
• Опыт организации совещаний, протоколирования и follow-up.
• Навыки project management и контроля исполнения.
• Аналитика и структурирование
• Способность быстро погружаться в сложную информацию.
• Умение отделять главное от второстепенного.
• Способность видеть риски, взаимосвязи и точки, требующие внимания CEO.
• Умение превращать большой объём информации в короткий, структурированный и понятный executive summary.

Данные и презентации

• Уверенный Excel.
• Продвинутый PowerPoint.
• Навыки подготовки управленческой отчётности, KPI и аналитических материалов.
• Умение визуализировать данные и представлять информацию на уровне руководства.
• AI — обязательное требование
• Мы ожидаем не просто знакомство с AI-инструментами, а практический опыт их применения в ежедневной работе.
• Вам предстоит использовать AI для:
• анализа и структурирования информации;
• подготовки документов, презентаций и executive summaries;
• обработки больших массивов данных;
• подготовки протоколов и follow-up;
• поиска и систематизации информации;
• автоматизации рутинных процессов;
• повышения скорости и качества работы CEO-office.
• Будет преимуществом практический опыт работы с ChatGPT, Claude, Gemini и AI-инструментами для создания документов и презентаций, транскрибации, анализа данных и автоматизации рабочих процессов.
• Особенно ценим способность самостоятельно находить новые сценарии применения AI и внедрять их в работу CEO-office.

Наш идеальный кандидат

• Имеет опыт работы Персональным или Executive Assistant первого лица компании от 3 лет.
• Свободно владеет русским и английским языками.
• Обладает высоким уровнем финансовой грамотности и навыками подготовки отчетности.
• Умеет работать в режиме многозадачности и быстро адаптироваться к изменениям.
• Отличается безупречной репутацией, дипломатичностью и соблюдает строгую конфиденциальность.
• Самостоятельно принимает решения и умеет находить выход из нестандартных ситуаций.
• Опыт работы в компаниях «Большой четверки» (PwC, KPMG, EY, Deloitte) будет преимуществом.

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату.
• Возможности профессионального и карьерного роста.
• Современный офис в центре города.
• Работу в дружной и поддерживающей команде.
• Корпоративные скидки на образовательные платформы: Lerna, Skillbox, GeekBrains и другие.
• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00.
• В высокий сезон (Март–июнь) график 6/1: суббота с 10:00 до 14:00.

Если вы любите порядок, умеете держать под контролем множество задач одновременно и хотите работать рядом с руководителем, принимающим ключевые решения, будем рады познакомиться с вами!