Офис-менеджер

Обязанности:

• планировать рабочий день генерального директора (распределение встреч, телефонных звонков и иных задач);
• обеспечивать организационно‑техническую поддержку деятельности генерального директора: заказывать транспорт и билеты, организовывать встречи и переговоры;
• координировать хозяйственное обеспечение офиса (заказ канцелярских товаров, питьевой воды и прочего);
• участвовать в переговорах, деловых встречах и официальных приёмах; вести протоколы, фиксировать договорённости и оформлять документы, отражающие ход и результаты мероприятий;
• по поручению генерального директора согласовывать вопросы с сотрудниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения руководства, контролировать их исполнение;
• собирать, анализировать и систематизировать информацию, необходимую руководству; подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы;
• вести делопроизводство компании, осуществлять учёт и регистрацию документов в соответствии с действующими стандартами;
• организовывать приём посетителей;
• готовить проекты писем, запросов и иных документов;
• обеспечивать подготовку заседаний и совещаний (формирование повестки, сбор материалов, оповещение участников, организация пространства и технических средств).

Требования к кандидату:

• среднее профессиональное или высшее образование;
• опыт работы на аналогичной должности — не менее 1 года;
• знание программы «1С:Документооборот».

Необходимые знания:

• формы предоставления управленческой информации;
• современные инструменты сбора, обработки и систематизации информации;
• правила организации и проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
• порядок контроля исполнения поручений руководства;
• стандарты и нормы делопроизводства;
• нормы делового общения и этикета.

Условия работы:

• пятидневная рабочая неделя (выходные — суббота и воскресенье);
• комфортабельный офис в Октябрьском районе г. Иркутска;
• официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.