Группа Компаний «МеталлЭнергоХолдинг» приглашает офис-менеджера с функцией административного помощника руководителя. В зоне ответственности — ежедневная организация работы офиса, документооборот, координация встреч и рабочих поручений руководителя. Ищем самостоятельного и системного специалиста, который умеет держать под контролем сроки, документы и организационные вопросы.
Мы работаем в промышленном B2B-сегменте и взаимодействуем с подразделениями продаж, закупок, инженерного и производственного направлений. Поэтому в этой роли особенно важны деловая коммуникация, аккуратность, конфиденциальность и способность быстро переключаться между задачами без потери качества.
Что будет в вашей зоне ответственности
1. Организация работы офиса
-
Обеспечение бесперебойной работы офиса: канцтовары, вода, расходные материалы, хозяйственные и административные заявки.
-
Приём и распределение входящей корреспонденции, организация отправки писем и посылок через курьерские службы.
-
Встреча посетителей, подготовка переговорных комнат, организация внутренних встреч и деловых мероприятий в офисе.
-
Взаимодействие с курьерскими службами, управляющей компанией, подрядчиками и поставщиками по административным вопросам.
-
Контроль порядка в офисных процессах и своевременное решение текущих организационных вопросов.
2. Документооборот и административное сопровождение
-
Ведение и актуализация реестров договоров, спецификаций, писем, счетов и другой рабочей документации.
-
Сканирование, систематизация, архивирование, передача и контроль возврата документов.
-
Подготовка деловых писем, служебных записок, сопроводительных документов и типовых административных материалов.
-
Контроль подписания и движения документов в пределах своей зоны ответственности.
-
Ведение рабочих таблиц, списков, реестров и сводной информации по поручению руководителя.
3. Административная поддержка руководителя
-
Ведение и актуализация рабочего календаря руководителя: встречи, созвоны, совещания и контроль изменений в расписании.
-
Подготовка материалов к совещаниям: документы, краткие справки, повестки, перечни вопросов и необходимая исходная информация.
-
Фиксация рабочих поручений, контроль согласованных сроков и корректные напоминания ответственным сотрудникам.
-
Сбор, проверка комплектности и консолидация информации от подразделений для руководителя.
-
Организация служебных командировок: билеты, гостиницы, маршрут, календарь поездки и необходимые организационные материалы.
-
Подготовка деловой переписки, организационных сообщений и ответов по поручению руководителя.
-
Работа с конфиденциальной информацией, документами и внутренними данными компании с соблюдением деловой этики.
-
Выполнение иных административных поручений руководителя, связанных с рабочей деятельностью компании. Личные бытовые поручения в функционал вакансии не входят.
Что важно для успешной работы
-
Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарём, координатором или помощником руководителя от 1 года.
-
Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и календарями; опыт работы в 1С или CRM будет преимуществом.
-
Грамотная устная и письменная речь, умение вести корректную деловую переписку.
-
Умение расставлять приоритеты, одновременно вести несколько задач и контролировать сроки исполнения.
-
Высокая внимательность к деталям: датам, суммам, реквизитам, документам и договорённостям.
-
Дисциплинированность, пунктуальность, тактичность и умение соблюдать конфиденциальность.
-
Спокойная и профессиональная коммуникация с руководителями, сотрудниками, клиентами, подрядчиками и посетителями офиса.
Что мы предлагаем
-
Официальное трудоустройство по ТК РФ и полностью официальную заработную плату.
-
Заработная плата 65 000–85 000 ₽ на руки. Конкретный уровень предложения в пределах вилки определяется по итогам собеседования и зависит от релевантного опыта, самостоятельности, уровня административных навыков и опыта поддержки руководителя.
-
График 5/2, полный рабочий день, офисный формат работы.
-
Современный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»; для сотрудников предусмотрен оплачиваемый паркинг.
-
Понятную зону ответственности: офисные процессы, документооборот и административная поддержка руководителя без размывания роли на несвязанные функции.
-
Работу в промышленной группе компаний с несколькими направлениями бизнеса, проектными задачами и филиальной структурой.
-
Возможность развивать компетенции в административном управлении, документообороте и работе с руководителем.
Кому подойдёт эта роль
Эта позиция подойдёт человеку, которому комфортно быть организационным центром офиса: поддерживать порядок в документах, контролировать сроки, заранее замечать организационные риски и снимать с руководителя рутинные административные вопросы.
Нам важен не просто исполнитель, а надёжный координатор: человек, который умеет самостоятельно собрать информацию, предложить понятный следующий шаг, зафиксировать договорённости и довести задачу до завершения.
Как откликнуться
В сопроводительном письме кратко расскажите, какие офисные и административные задачи вы вели самостоятельно, работали ли с календарём и поручениями руководителя, какие реестры и документы сопровождали и как контролировали несколько параллельных задач.