Руководитель администраторов

Руководитель администраторов

PSYONCLINIC — сеть клиник профессиональной психотерапии в Екатеринбурге, Тюмени и Санкт-Петербурге. Мы помогаем людям получать профессиональную помощь в атмосфере доверия, уважения и безопасности.

Ищем руководителя, который организует ежедневную работу администраторов: от готовности клиники к открытию и встречи клиента до корректных документов, расчётов и передачи дел следующей смене. Для нас хороший сервис — это когда человека ждали, ему всё понятно, а организационные вопросы решаются спокойно и вовремя.

Ваша команда и зона ответственности

В управлении — команда из 6 администраторов двух филиалов PSYONCLINIC в Екатеринбурге: на Первомайской и Ткачей. Ваша задача — выстроить самостоятельную и согласованную работу команды, обеспечить порядок в процессах и доводить возникающие вопросы до решения.

Вы работаете во взаимодействии с руководителем клиентского сервиса, кураторами, специалистами, бухгалтерией и IT. Вместе закрепляете зоны ответственности и порядок передачи задач, чтобы обращения клиентов не терялись и не дублировались.

Что предстоит делать

Управлять командой и сменами

• Планировать графики и замены с учётом загрузки филиалов, распределять роли и приоритеты на смене.
• Контролировать открытие и закрытие клиник, выполнение чек-листов и передачу незавершённых задач с понятным ответственным и сроком.
• Участвовать в подборе и адаптации администраторов, проводить командные и индивидуальные встречи, давать конкретную обратную связь и развивать самостоятельность сотрудников.

Отвечать за клиентский сервис

• Контролировать встречу и навигацию клиентов, организацию визитов, корректность записи и расписания кабинетов, сопровождение онлайн-приёмов.
• Следить за своевременной и корректной обработкой звонков, сообщений и писем по вопросам визитов, документов и оплат в зоне ответственности администраторов.
• Разбирать жалобы и сложные ситуации: собирать факты, подключать нужного коллегу, возвращаться к клиенту в согласованный срок и устранять причины повторяющихся ошибок.
• Обучать команду понятно рассказывать о программах и услугах клиники, работать с обратной связью и отзывами — бережно, без давления и обещаний результата лечения.

Поддерживать порядок в документах, расчётах и системах

• Проверять полноту карточек клиентов, записей, услуг и статусов в МИС SQNS, CRM и других рабочих системах.
• Организовать контроль необходимых подписанных документов, их своевременного оформления и хранения, поддерживать порядок в архиве.
• Контролировать кассовую дисциплину, оплаты, учёт программ и сертификатов, оформление возвратов по утверждённому порядку; сверять спорные операции с бухгалтерией и руководителем.
• Обеспечивать административную поддержку специалистов и своевременную передачу информации между сотрудниками и сменами.

Обучать команду и обеспечивать готовность клиник

• Поддерживать актуальность Базы знаний, инструкций и чек-листов; проводить обучение и проверять, как сотрудники применяют правила в работе.
• Координировать готовность ресепшена, кабинетов, техники и расходных материалов. Фиксировать хозяйственные проблемы, назначать ответственных и контролировать устранение.

Улучшать процессы и управлять по данным

• Анализировать загрузку команды, скорость и качество ответов, ошибки в документах и расчётах, жалобы, выполнение задач и согласованные показатели сервиса.
• Проводить регулярные разборы: находить причину проблемы, менять процесс, обучать команду и проверять результат.
• Сокращать ручную работу с помощью МИС, CRM, SOVA, таблиц и автоматизации. Формулировать задачи IT: проблема, ожидаемый процесс и критерии успешного результата.
• Использовать согласованные ИИ-инструменты без передачи персональных данных клиентов и с проверкой результата; внедрять новые инструменты и оценивать, стали ли процессы быстрее и надёжнее.

Какой опыт нам важен

• Опыт линейного управления администраторами, ресепшеном или другой сервисной командой: графики, распределение нагрузки, обучение и контроль качества.
• Умение организовать ежедневную работу, вести задачи до результата и спокойно разбирать сложные ситуации с клиентами и коллегами.
• Уверенная работа с МИС или CRM, таблицами и отчётностью; внимательность к документам и расчётам.
• Практический опыт улучшения процессов: вы можете объяснить, что изменили лично, как внедрили решение и по каким данным проверили результат.

Опыт работы в клинике, стоматологии, косметологии или другом сервисном бизнесе будет преимуществом. Нам важны системность, ответственность, уважение к людям и способность сочетать поддержку команды с понятными требованиями.

Наш подход

Бережный сервис, точность и конфиденциальность — основа работы. Медицинские вопросы и рекомендации передаём специалистам. Финансовые исключения и изменения условий согласовываем в рамках полномочий. Ошибки разбираем по фактам и используем для улучшения процессов и обучения команды.

Что предлагаем

• Доход 70 000–130 000 ₽ в месяц до вычета налогов: фиксированная часть и премия по KPI. Конкретные условия зависят от опыта, компетенций и согласованного объёма ответственности.
• График 5/2, работа на месте в Екатеринбурге. Подключение к отдельным срочным ситуациям обсуждаем заранее.
• Команду администраторов и возможность влиять на её развитие и улучшение административных процессов.
• Доступ к Базе знаний, регламентам и рабочим инструментам клиники.

Формат сотрудничества, условия оплаты и KPI обсуждаем до начала работы.

Как откликнуться

В сопроводительном письме коротко расскажите, какой административной или сервисной командой вы управляли: сколько человек было в прямом подчинении, за какие процессы вы отвечали и какую проблему удалось решить. Приведите один пример: какая была ситуация → что сделали лично вы → как внедрили решение → что изменилось.

Будем рады познакомиться, если вам близки развитие людей, порядок в ежедневной работе и внимательное отношение к клиентам.