Ассистент Генерального директора

BFG Group - разработчик инновационной ИТ-платформы BFG-IS, объединяющей функции APS (Advanced Planning and Scheduling) и MES (Manufacturing Execution System). Наше решение помогает промышленным предприятиям повышать производительность без инвестиций в оборудование - за счет оптимизации планирования и автоматизации производственных процессов.
Наши клиенты - ведущие промышленные предприятия России: ПАО «КАМАЗ», АО «Концерн Калашников», АО «МСЗ» и другие.

Для нас важно строить команду надолго. У компании сформирован и подтверждён объём работы минимум на ближайшие 7 лет, поэтому мы ищем человека, который хочет развиваться вместе с компанией.

Чем предстоит заниматься:

• Организовывать рабочий день генерального директора и топ-менеджеров: встречи, календарь, напоминания, переносы;
• Организовывать совещания: собирать участников и материалы, готовить повестку, фиксировать договорённости;
• Фиксировать задачи по итогам встреч: ответственные, сроки и дальнейший контроль исполнения;
• Контролировать выполнение поручений и своевременно возвращаться к ответственным по задачам;
• Подготавливать документы, презентации, письма и рабочие материалы;
• Быстро находить и собирать необходимую информацию по запросам руководителей;
• Взаимодействовать с сотрудниками, клиентами, подрядчиками и другими внешними контактами по поручению руководителей;
• Самостоятельно доводить задачи до результата без постоянного контроля со стороны руководителя.

Мы ждём от Вас:

• Опыт работы ассистентом руководителя / бизнес-ассистентом / координатором от 1 года;
• Умение самостоятельно организовывать работу руководителя и не ждать подробных инструкций;
• Сильные навыки планирования и приоритизации;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Уверенное владение Excel / Google Таблицами, Word / Google Документами, календарями, мессенджерами;
• Умение работать с большим количеством параллельных задач и быстро переключаться;
• Внимательность к деталям и договорённостям;
• Тактичность, конфиденциальность, корректность в коммуникации;
• Умение спокойно работать в ситуации изменений и срочных задач;
• Уверенный пользователь ИИ.

Мы предлагаем:

• Белая заработная плата;
• Оформление c первого дня работы по ТК РФ;
• Комфортный офис в центре города (Тренажерный зал, игровая комната, зона отдыха и др);
• Корпоративные мероприятия;
• Оплата обучения, тренингов, подписок и т.д.;
• Дополнительные оплачиваемые 4 дня отпуска;
• Компенсация ДМС (после прохождения испытательного срока).

Сопроводительное письмо

В сопроводительном письме, пожалуйста, коротко ответьте:

1. Почему вы считаете свой опыт подходящим для этой позиции?

2. Небольшое тестовое задание

Ситуация

Вы — ассистент генерального директора.

В понедельник утром генеральный директор прислал вам следующие задачи:

Во вторник в 11:00 нужно провести встречу с потенциальным клиентом. Участие должны принять генеральный директор, коммерческий директор и руководитель разработки.

В календаре генерального директора уже стоят три встречи во вторник: 10:00–11:00, 11:00–12:00 и 12:00–13:00.

Коммерческий директор написал, что сможет подключиться к встрече с клиентом только до 12:00.

Руководитель разработки находится в другом часовом поясе и просит предупредить его о встрече минимум за сутки.

Генеральный директор попросил до конца дня подготовить ему краткую информацию по клиенту перед встречей.

Сегодня в 16:00 у топ-менеджеров внутреннее совещание. После него нужно зафиксировать договорённости и отправить участникам итог.

Генеральный директор отдельно попросил напомнить ему сегодня в 18:00 о личном звонке.

Один из топ-менеджеров прислал вам сообщение: «Нужно срочно перенести завтрашнюю встречу, я не успеваю». Причину и новый слот он не указал.

Задание:

1. Приоритизируйте задачи.

2. Предложите план действий по организации встречи с клиентом.

3. Напишите сообщение руководителю разработки с предложением/подтверждением участия во встрече.

4. Напишите сообщение топ-менеджеру, который попросил срочно перенести встречу, но не дал новой информации.

5. Предложите структуру краткой справки для генерального директора по потенциальному клиенту.

6. Опишите, как вы будете контролировать все договорённости и задачи после внутреннего совещания.

Ответ — до 3 предложений по каждому пункту

Если у вас есть опыт работы в IT или другой динамичной проектной среде, обязательно укажите это.

Отклики без сопроводительного письма не рассматриваем.