Помощник/ассистент руководителя

О компании:
Смарт Солюшенс — команда экспертов, создающая и внедряющая инновационные проекты на платформе 1С для автоматизации управленческих, кадровых и финансовых процессов. Мы ценим профессиональный рост, открытость к новым идеям и предлагаем уникальные возможности для развития.

Если вам близка роль человека, который помогает держать процессы под контролем – эта вакансия для вас.

Задачи:

-Организация и контроль документооборота по контрагентам: постановка задач на подготовку договоров, дополнительных соглашений, оплату и проверку данных по договорам (самозанятые и ИП), внесение в систему всех новых контрагентов и партнеров. Оформление и сопровождение заявок на выдачу ДС.

- Организация рабочего дня руководителя: формирование, актуализация и контроль календаря встреч и мероприятий:

- Назначение и согласование встреч (очных, онлайн), в том числе инициация исходящих звонков клиентам компании для назначения/подтверждения встреч, уточнения деталей и координации времени;

- Обеспечение своевременного информирования всех участников, подготовка материалов к встречам, протоколирование встреч, оперативное внесение изменений в расписание.

- Ведение партнерского кабинета 1С: отслеживание статуса, проверка почты, выставление счетов на продление партнерства, постановка задач на оплату квартального взноса.

- Работа с неперсонализированными почтовыми ящиками. Письма входящие и исходящие, email-рассылки (агрегировать кейс/обзор 1С, собрать все в одно письмо и разослать.

- Координация цифровых каналов и ведение социальных сетей компании. Получение кейсов от коллег и оперативная подготовка публикаций на их основе.

- Постановка задач на предоставление доступов.

​​​​​​​- Опыт работы помощником руководителя / административным ассистентом от 1 года.

- Уверенный пользователь ПК (MS Office, Google Docs/Sheets, почтовые клиенты).

- Опыт работы с документооборотом: договоры, дополнительные соглашения, работа с самозанятыми и ИП.

- Навык ведения календаря руководителя: назначение и согласование встреч (очных и онлайн), инициация исходящих звонков клиентам;

- Умение оперативно готовить публикации для социальных сетей на основе предоставленных кейсов.

- Высокая организованность, внимательность к деталям, умение работать в режиме многозадачности.

- Грамотная устная и письменная речь, коммуникабельность.

- Будет преимуществом:

Опыт работы с CRM-системами;

Навыки подготовки протоколов встреч;

Понимание основ SMM и работы с цифровыми каналами.

Условия:

​​​​​​​​​​​​​​- Оформление в штат компании.

- Наставник на период адаптации.

- Полный день, пятидневная рабочая неделя (суббота, воскресенье выходные дня , график работы с 9:00 до 18:00).

- Гибридный формат работы (2-3 дня в офисе + удаленно).