Компания «Водолей» открывает новое подразделение и ищет офис‑менеджера!
Нам нужен ответственный сотрудник, который возьмёт на себя организацию жизнедеятельности офиса, координацию внутренних сервисов и взаимодействие с подрядчиками и поставщиками, чтобы команда могла сосредоточиться на достижении коммерческих целей.
Чем предстоит заниматься:
- Организовать административную поддержку офиса: принимать и распределять входящие звонки и корреспонденцию, вести журнал посетителей, координировать встречи и совещания, бронировать переговорные, помогать в организации внутренних мероприятий.
- Обеспечить хозяйственное сопровождение: контролировать наличие и своевременное пополнение канцелярских, хозяйственных и бытовых расходных материалов; взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками по мелким хозяйственным услугам (уборка, мелкий ремонт, клининг, курьерские службы).
- Поддерживать порядок и безопасность в офисе: организовать систему хранения документов и материальных ценностей, контролировать соблюдение правил внутреннего распорядка и норм пожарной безопасности, вести учёт ключей и доступа в помещения.
- Координировать взаимодействие с внутренними подразделениями: оперативно передавать запросы между отделами, помогать в согласовании внутренних документов, фиксировать срочные поручения и контролировать их исполнение, поддерживать актуальность справочных данных (контакты, графики, регламенты).
- Вести документооборот и учёт: регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, формировать и хранить архивы, вести журналы учёта (командировки, пропуска, оборудование), готовить простые отчёты по административным расходам.
- Контролировать состояние офисного имущества и техники: вести учёт мебели, оргтехники и инвентаря, фиксировать неисправности, передавать заявки на ремонт и обслуживание, участвовать в приёмке новых поставок.
- Поддерживать IT‑инфраструктуру на базовом уровне: помогать сотрудникам с типовыми запросами (доступ к системам, печать, сканирование, копирование), регистрировать заявки в сервисную службу, контролировать сроки исполнения.
- Участвовать в адаптации новых сотрудников: подготовить рабочее место, выдать доступы и пропуска по регламенту, познакомить с внутренними сервисами и правилами, передать первичные инструкции и контакты ответственных лиц.
Что мы ожидаем:
- Опыт административной или офисной работы от 1 года (желательно в коммерческой компании).
- Понимание принципов организации офисного пространства и хозяйственного обеспечения, навыки работы с подрядчиками и поставщиками.
- Умение вести документооборот, увeверенное владение электронной почтой, системами постановки задач, офисными программами и оргтехникой (1С, Excel, CRM).
- Навыки планирования и приоритизации задач, внимательность к деталям и умение работать в режиме многозадачности.
- Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, клиентоориентированность.
- Готовность оперативно реагировать на срочные запросы и нештатные ситуации, соблюдать сроки и стандарты качества.
Условия:
- Работа в крупной, стабильной и развивающейся компании.
- Пятидневная рабочая неделя, часы работы: с 9:00 до 18:00 (формат работы - офис).
- Адрес: ул. Караульная, 37.
- Официальное трудоустройство.
- Корпоративная скидка на продукцию компании.
- Уровень вознаграждения обсуждается на финальном собеседовании.