Личный ассистент руководителя

Персональный ассистент / административный координатор

Ищем внимательного, организованного и самостоятельного специалиста для работы в качестве персонального ассистента руководителя.

Работа предполагает широкий круг задач: координацию объектов недвижимости в Москве и Европе, взаимодействие с архитекторами, дизайнерами и подрядчиками, ведение документации, административное сопровождение, деловую переписку с иностранными организациями, а также выполнение личных поручений руководителя.

Основные обязанности

Координация объектов и ремонтных проектов:

● сопровождение объектов недвижимости в Москве и Европе;

● взаимодействие с архитекторами, дизайнерами, строителями, подрядчиками и другими специалистами;

● ведение рабочих чатов и контроль коммуникации между участниками проектов;

● контроль выполнения текущих задач и поручений;

● отслеживание сроков и статусов работ;

● работа с проектной и сопутствующей документацией;

● организация согласований и решение текущих административных вопросов.

Документооборот и административные задачи:

● подготовка, проверка и систематизация документов;

● работа с договорами, счетами и актами;

● контроль согласований и документооборота;

● ведение таблиц, реестров и рабочих файлов;

● контроль исполнения поручений руководителя;

● самостоятельный поиск необходимой информации.

Работа с иностранными организациями:

● деловая переписка с государственными и административными органами Франции и Италии;

● взаимодействие с префектурами, мэриями, консульствами, налоговыми органами, агентствами и другими организациями;

● подготовка и перевод документов;

● ведение переписки и решение административных вопросов на английском языке;

● поиск и анализ информации на французском и итальянском языках по запросу руководителя.

Личные поручения

● выполнение личных и организационных поручений руководителя;

● организация отдельных бытовых и административных вопросов;

● оперативное решение нестандартных задач по мере их возникновения.

Требования

● Русский язык — родной.

● Английский язык — уровень C1 и выше.

● Уверенное владение деловой и административной лексикой на английском языке.

● Французский язык — будет существенным преимуществом.

● Итальянский язык — будет существенным преимуществом.

● Высшее образование.

● Опыт работы в качестве ассистента, персонального ассистента, административного координатора, project coordinator или на аналогичной позиции будет преимуществом.

● Опыт удалённой работы.

● Умение самостоятельно работать с большим объёмом информации.

● Быстрая обучаемость и способность оперативно разбираться в новых вопросах.

● Высокий уровень ответственности и внимательности к деталям.

● Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.

● Стрессоустойчивость.

● Пунктуальность и соблюдение договорённостей.

● Готовность самостоятельно искать информацию и предлагать варианты решения поставленных задач.

Что особенно важно для этой позиции

Нам нужен не просто исполнитель поручений, а человек, который способен самостоятельно вести задачу от постановки до результата: разобраться в вопросе, найти необходимую информацию, связаться с нужными людьми или организациями, проконтролировать выполнение и сообщить о результате.

Важно уметь одновременно держать в фокусе несколько направлений — объекты, документы, подрядчиков, административные вопросы и личные поручения — не теряя детали и сроки.

Условия

● Полная занятость.

● Работа в офисе, Новая Рига.

● Работа с объектами в Москве и Европе.

● Международное рабочее окружение.

● Широкий круг задач и высокий уровень ответственности.

● Необходимость быть на связи и оперативно реагировать на текущие вопросы.

Формат работы

Работа предполагает постоянное взаимодействие с руководителем, подрядчиками, архитекторами, дизайнерами, строительными командами, административными организациями и другими контрагентами.