Основные обязанности
- Обеспечение ежедневной поддержки процесса документооборота.
- Работа в системе электронного документооборота: контроль, отслеживание и внесение необходимых изменений.
- Регистрация технической и иной документации, чертежей, входящей и исходящей корреспонденции.
- Ведение реестров технической документации, контроль правильности и актуальности внесенной информации.
- Организация надлежащего и безопасного хранения оригиналов документов и их электронных копий в архиве.
- Предоставление оригиналов и электронных копий документов по запросу, контроль своевременного возврата оригиналов в архив.
- Регистрация, сохранение и рассылка обновленных и утвержденных документов и чертежей заинтересованным сотрудникам.
- Контроль нумерации документов и чертежей в соответствии с процедурами и стандартами компании.
- Сканирование, печать и копирование необходимых документов.
- Подготовка отчетов по документации по запросу руководства и подразделений компании.
- Регистрация CAPEX-проектов и отслеживание их прогресса.
- Подготовка отчетов и визуализация данных по прогрессу CAPEX-проектов в Power BI.
- Проверка комплектности проектной документации перед загрузкой на портал экспертизы.
- Проверка актуальности ссылок на нормативные документы, включая СНиП и ГОСТ.
- Загрузка проектно-сметной документации на портал экспертизы.
- Отслеживание замечаний по комплектности и содержанию проектной документации, загрузка ответов на замечания экспертизы.
- Взаимодействие с сотрудниками компании и представителями подрядных организаций.
Требования к кандидату
- Высшее, послевузовское либо среднее техническое или профессиональное образование.
- Опыт работы в сфере документооборота или проектирования от 1 года.
- Знание основ документооборота и стандартных процедур работы с документацией.
- Уверенное владение Windows и MS Office.
- Хорошие навыки работы с таблицами и текстовыми редакторами.
- Навыки организации и планирования рабочего времени.
- Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность и усидчивость.
- Развитые коммуникативные навыки, умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками различной квалификации и культурного опыта.
- Уверенное пользование компьютером и офисной техникой.
Будет преимуществом
- Опыт работы с системой электронного документооборота Directum 5.0.
- Знание IBM Notes / Lotus Notes, SharePoint и Adobe Acrobat.
- Опыт подготовки отчетов и визуализации данных в Power BI.
- Опыт работы с технической, проектной или проектно-сметной документацией.
- Понимание процессов сопровождения CAPEX-проектов и прохождения экспертизы проектной документации.