Администратор клиники

Обязанности администратора стоматологической клиники можно разделить на несколько ключевых блоков. Этот сотрудник является «лицом» клиники, поэтому от его работы напрямую зависит первое впечатление пациентов и общая организация процессов.

Вот подробный список обязанностей, сгруппированный по направлениям:

1. Взаимодействие с пациентами (Сервис)

• Встреча и приветствие: встреча пациентов на ресепшн, создание комфортной и доброжелательной атмосферы.
• Консультирование: информирование о перечне услуг, их стоимости, действующих акциях и квалификации врачей (лично и по телефону).
• Работа с документами: оформление договоров на оказание услуг, медицинских карт, согласий на обработку персональных данных и информированных согласий.
• Координация в клинике: приглашение пациента в кабинет, знакомство с доктором, помощь в навигации по клинике.

2. Организация записи и расписания

• Прием звонков и сообщений: обработка входящих вызовов, мессенджеров, заявок с сайта.
• Запись на прием: оптимальное формирование графика работы врачей, исключающее «накладки» или длительные пустые промежутки.
• Подтверждение визитов: обзвон или отправка напоминаний пациентам накануне приема.
• Работа с листом ожидания: оперативное заполнение освободившихся мест в графике, если кто-то из пациентов отменил визит.

3. Кассовая дисциплина и финансы

• Расчет пациентов: прием оплаты (наличные, банковские карты, QR, рассрочка).
• Работа с кассой: выдача чеков, ведение кассовой отчетности, открытие и закрытие смены, инкассация.
• Работа со страховыми (при наличии): взаимодействие со страховыми компаниями по программам ДМС (добровольного медицинского страхования).

4. Работа в CRM и документооборот

• Ведение базы данных: внесение актуальной информации о пациентах в специализированные программы