Личный ассистент руководителя / Ассистент Family Office

Работа с двумя руководителями.
Распределение задач: 70% — личные задачи, 30% — бизнес задачи.

Обязанности:

• Планирование и координация: организация рабочего дня руководителей, координация, назначение и подготовка внутренних и внешних встреч, совещаний и звонков
• Информационно-аналитическая поддержка: сбор, структурирование и анализ информации по запросам руководителей, подготовка аналитических справок и отчетов
• Управление бюджетом и личными финансами: планирование расходов руководителя, контроль своевременности оплат, ведение финансовой отчетности
• Документооборот: ведение делопроизводства, первичная проверка и согласование договоров, контроль счетов и ведение внутренней документации
• Travel-поддержка полного цикла: организация бизнес-трипов и личных поездок руководителей (бронирование билетов, отелей, трансферов, оформление виз и страховок, координация VIP-залов)
• Взаимодействие со стейкхолдерами: выстраивание коммуникаций с ключевыми партнерами, подрядчиками, внешними сервисами и внутренними подразделениями компании
• Контроль исполнения поручений: трекинг дедлайнов по текущим задачам, своевременное напоминание руководителям и команде о важных вопросах
• Административная поддержка: обеспечение комфортных условий работы руководителей (заказ канцелярии, организация питания, контроль исправности очной техники)
• Выполнение личных поручений (Family Office): решение конфиденциальных задач (покупки, бронирования, координация логистики и бытовых вопросов для членов семьи)
• Управление домашним персоналом: постановка задач, контроль сроков и качества работы бытовых служб и подрядчиков
• Кросс-функциональное взаимодействие: координация работы и распределение задач с удаленным ассистентом по семейным и домашним вопросам

• ​​​​​​​​​Опыт работы персональным или бизнес-ассистентом от 3–5 лет
• Опыт поддержки нескольких руководителей или собственников бизнеса будет преимуществом
• Уверенное владение экосистемой macOS (Finder, iCloud, системные настройки) и встроенными сервисами (Почта, Календарь, Заметки)
• Высокая самостоятельность в ведении задач, способность эффективно работать в условиях отсутствия микроменеджмента и постоянного контроля;
• Знание делового этикета, высокий уровень грамотности (устной и письменной речи), навыки дипломатичного общения
• Готовность оперативно реагировать на запросы и оставаться на связи в нерабочее время в случае производственной необходимости
• Личные качества: высокий уровень ответственности, развитые организаторские способности, стрессоустойчивость и абсолютное соблюдение конфиденциальности
• Владение английским языком (письменным и разговорным) будет существенным преимуществом

• Комфортный офис в 5 минутах ходьбы от м.Сокол
• Официальное оформление по ТК РФ
• График работы: 5/2 c 10-00 до 18-00 (пятидневная рабочая неделя. Выходные сб и вс)
• Насыщенная корпоративная жизнь: тематические пятницы, экскурсии по Москве и на производство компании, квизы, настольные игры, ENGLISH CLUB и др.
• Скидки на продукцию компании для сотрудников и новогодние подарки для детей
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально с успешным кандидатом по результатам собеседования