Гознак
Ведущий специалист Административно-хозяйственного отдела
Не указана
- Деловые коммуникации
- Административно-хозяйственная деятельность
- Деловое общение
- Материально-техническое обеспечение
- Электронный документооборот
Обязанности:
- Ведение общего и конфиденциального документооборота в соответствии с требованиями локальных нормативных документов и номенклатурой дел;
- Регистрация, учет, распределение и контроль движения документов в системе электронного документооборота (СЭД);
- Контроль сроков исполнения поручений, запросов и требований, контроль исполнительской дисциплины;
- Сбор информации от структурных подразделений для подготовки ответов на запросы и формирования отчетности;
- Подготовка и оформление деловой корреспонденции, служебных записок, писем, проектов приказов, инструкций и иных организационно-распорядительных документов;
- Протоколирование рабочих совещаний и ВКС;
- Комплектование и формирование дел, обеспечение хранения и учета документов, подготовка документов к передаче в архив;
- Организация работы с сувенирной продукцией: формирование потребности и заявок на закупку, учет, хранение и выдача;
- Организационное сопровождение служебных поездок и командировок работников: бронирование билетов и гостиниц, решение иных организационных вопросов;
- Организация предоставления служебного транспорта: формирование и оформление заявок, взаимодействие с автотранспортным подразделением по вопросам транспортного обеспечения;
- Административно-хозяйственное сопровождение эксплуатации офисных помещений: взаимодействие по вопросам содержания помещений, организации рабочих мест;
- Организация приема, учета и отправки почтовой и курьерской корреспонденции, в том числе организация доставки документов и отправлений в Дирекцию, удаленным работникам и иным получателям;
- Организационное сопровождение участия работников в форумах и иных мероприятиях: регистрация и аккредитация участников, организация логистики;
- Организация подписки на печатные издания, наполнение сайта;
- Ведение установленной отчетности по направлениям деятельности, подготовка годового отчета.
- Высшее (бакалавриат/специалитет/магистратура) по направлению деятельности;
- Опыт работы на административно-хозяйственном направлении, в сфере делопроизводства или документационного обеспечения деятельности организации – от 3 лет;
- Знание нормативной базы и правил организации делопроизводства и документооборота;
- Опыт работы в автоматизированных системах электронного документооборота;
- Знание офисного ПО
- Навыки работы с ТМЦ и ведения складского учета;
- Грамотная устная и письменная речь, навыки подготовки деловой корреспонденции и организационно-распорядительных документов;
- Аналитическое и системное мышление, умение структурировать большие объемы информации;
- Развитые коммуникативные и организационные навыки, ответственность, высокий уровень самоорганизации и исполнительность.
- Официальное трудоустройство, полное соблюдение ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00;
- Комфортный офис (м. Алексеевская);
- Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней;
- Конкурентоспособная стабильная заработная плата, окончательное предложение по заработной плате устанавливается по результатам собеседования.