Office Administrator & Coordinator

О вакансии / About the role

Office Administrator & Coordinator (PLEASE APPLY IN ENGLISH LANGUAGE)

Мы ищем инициативного, организованного и надёжного администратора и координатора офиса для работы в нашей небольшой профессиональной команде в Дубае.

Это разнообразная, практическая и ориентированная на высокий уровень сервиса роль, предполагающая поддержку небольшой команды старших специалистов. Успешный кандидат должен уверенно взаимодействовать с руководителями и оказывать им поддержку, уметь самостоятельно организовывать свою рабочую нагрузку и принимать решения в рамках своих обязанностей, а также быть готовым заниматься практическими вопросами, необходимыми для бесперебойной работы офиса.

Мы ищем человека, который умеет адаптироваться, соблюдает конфиденциальность и действительно готов выполнять широкий круг обязанностей. Ни одна задача не должна считаться слишком незначительной — будь то координация работы поставщиков, организация поездок или повседневная поддержка офиса.

We are looking for a proactive, organised and reliable Office Administrator & Coordinator to join our small professional team in Dubai.

This is a varied, hands-on and service-led role supporting a small team of senior professionals. The successful candidate will be confident communicating with and supporting people at a senior level, comfortable using their own judgement and managing their workload independently, while also being willing to assist with the practical details that keep the office running smoothly.

The role requires someone who is adaptable, discreet and genuinely happy to work across a broad range of responsibilities. No task should be considered too small — whether coordinating suppliers and travel or supporting the day-to-day running of the office.

Обязанности / Responsibilities

— Ежедневная административная и организационная поддержка офиса
— Координация работы поставщиков, курьеров и других внешних подрядчиков
— Контроль офисных принадлежностей, оборудования и общего порядка в офисе
— Встреча посетителей и обеспечение высокого уровня сервиса в офисе
— Организация поездок, бронирований и другой необходимой логистики
— Ведение мелких расходов и административной документации
— Планирование и координация встреч и назначений
— Ведение организованных электронных и бумажных файлов и административных записей
— Помощь в организации встреч, конференций, командных мероприятий и других событий
— Работа с конфиденциальной и чувствительной информацией с соблюдением полной конфиденциальности
— Самостоятельное ведение повседневных офисных задач и решение текущих вопросов в рамках своих полномочий
— Помощь в выполнении разовых проектов и практическая поддержка офиса по мере необходимости

— Provide day-to-day administrative and organisational support across the office
— Coordinate suppliers, couriers and other external service providers
— Manage office supplies, equipment and general office presentation
— Welcome visitors and ensure a high standard of office hospitality
— Arrange travel, bookings and other required logistics
— Manage petty cash and administrative records
— Schedule and coordinate meetings and appointments
— Maintain organised electronic and physical files and administrative records
— Assist with meetings, conferences, team activities and other events
— Handle confidential and sensitive information with discretion
— Take ownership of day-to-day office tasks and manage routine issues independently where appropriate
— Assist with ad hoc projects and provide practical support across the office as required

Требования / Requirements

— Сильные организационные навыки и внимательность к деталям
— Способность самостоятельно управлять рабочей нагрузкой и расставлять приоритеты
— Уверенные коммуникативные навыки и профессиональный подход
— Гибкость, инициативность и готовность помогать в решении самых разных задач
— Высокий уровень конфиденциальности и благоразумия
— Уверенное владение Microsoft Office и стандартными офисными системами
— Хороший уровень письменного и разговорного английского языка
— Опыт работы в административной, офисной или координационной должности
— Опыт работы в ОАЭ будет преимуществом
— Знание русского языка будет преимуществом

— Strong organisational skills and attention to detail
— Ability to manage workload independently and prioritise effectively
— Confident communication skills and a professional manner
— Flexible, proactive and willing to assist across a broad range of tasks
— High level of discretion and confidentiality
— Confident using Microsoft Office and general office systems
— Good written and spoken English
— Previous experience in an administrative, office or coordination role
— UAE experience would be an advantage
— Russian language skills would be an advantage

Условия / Conditions

— Работа в офисе в Дубае
— Полная занятость
— График: понедельник–пятница, 08:00–17:00
— Заработная плата: 7 000–10 000 AED в месяц в зависимости от опыта
— Рабочая виза ОАЭ
— Медицинская страховка
— Дискреционный бонус
— Работа в небольшой профессиональной команде

— Office-based role in Dubai
— Full-time position
— Monday to Friday, 8:00am–5:00pm
— Salary: AED 7,000–10,000 per month depending on experience
— UAE employment visa
— Medical insurance
— Discretionary bonus
PLEASE APPLY IN ENGLISH