Специалист по коммерческой поддержке

I. ЦЕЛЬ ДОЛЖНОСТИ

Обеспечение коммерческого и операционного сопровождения локальных продаж LiuGong в Республике Узбекистан. В задачи входит подготовка договоров продаж на основании коммерческих условий, утвержденных отделом продаж, сопровождение подписания и исполнения договоров, оформление требуемых местных административных процедур, организация передачи техники клиентам и архивирование полного пакета документов по сделкам.

В соответствии с этапами исполнения договора и заказа сотрудник своевременно инициирует необходимые действия со стороны отделов продаж, логистики, финансов, сервиса и других подразделений, контролирует последовательность выполнения процессов до полного закрытия сделки.

II. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1. Подготовка и сопровождение подписания договоров продаж

- Подготавливать договоры продаж и приложения к ним на основании коммерческих условий, согласованных и утвержденных отделом продаж;

- Вносить в утвержденные шаблоны данные клиента, характеристики техники, количество, цену, условия оплаты, передачи, гарантийные обязательства и другие согласованные параметры сделки;

- Обеспечивать соответствие текста договора утвержденным коммерческим условиям, внутренним согласованиям и шаблону компании;

- При наличии неясных, неполных или нестандартных условий направлять вопрос обратно в отдел продаж для дополнительного подтверждения;

- Направлять договоры на внутреннее согласование в установленном компанией порядке;

- Сопровождать процесс подписания, проставления печатей и получения полностью подписанных экземпляров документов;

- Подготавливать приложения, дополнительные соглашения и прочие коммерческие документы по сделке.

2. Исполнение договоров и сопровождение заказов

- Контролировать ключевые этапы исполнения заказа на основании подписанного договора;

- Отслеживать поступление оплаты от клиента, вступление договора в силу и выполнение прочих предварительных условий;

- Проверять комплектность документов клиента и материалов по сделке;

- Инициировать последующие операции в соответствии с условиями оплаты, передачи и другими положениями договора;

- Своевременно информировать заинтересованные подразделения об отклонениях, задержках и изменениях условий исполнения;

- Сопровождать заказ до передачи техники клиенту, завершения сверки взаиморасчетов и оформления полного комплекта документов.

3. Сверка взаиморасчетов и контроль дебиторской задолженности

- Регулярно проводить сверку взаиморасчетов с клиентами и дилерами на основании договоров, счетов, платежных поручений и данных о фактических поставках;

- Подготавливать и направлять акты сверки, контролировать их подписание, подтверждение и возврат;

- Проверять соответствие суммы договора, произведенных платежей, остатка задолженности, выставленных документов и фактических поставок;

- При выявлении расхождений своевременно взаимодействовать с финансовой службой, отделом продаж и клиентом для урегулирования;

- Контролировать соблюдение сроков платежей согласно условиям договора и информации финансовой службы;

- Своевременно информировать руководство о просроченной или проблемной задолженности, совместно с отделом продаж и финансовой службой содействовать ее погашению;

- Выполнять ежемесячные, квартальные и иные регламентированные сверки, обеспечивать хранение подтверждающих документов.

4. Инициирование логистических процедур по этапам исполнения договора

- В соответствии с этапами исполнения договора и заказа своевременно уведомлять специалиста по логистике о необходимости запуска процедур импорта, таможенного оформления, перевозки, размещения товара на складе или СВХ и прочих операций по перемещению товара;

- Передавать логистике утвержденные данные по заказу, клиенту, технике и условиям передачи;

- На основании информации от логистики о прибытии и статусе товара организовывать последующие этапы PDI, оформления документов и передачи техники;

- При изменении условий договора, требований клиента или плана передачи своевременно информировать логистическое подразделение;

- Контролировать готовность логистических этапов для дальнейшего исполнения договора и передачи техники клиенту.

5. Сопровождение местных процедур и оформление документов на технику

- В соответствии с договором и утвержденной бизнес-схемой сопровождать оформление необходимых местных документов и административных процедур, связанных с реализацией и передачей техники;

- Взаимодействовать с государственными органами, уполномоченными организациями и другими учреждениями Республики Узбекистан в пределах должностных полномочий;

- Подготавливать, подавать и получать документы согласно внутренним согласованиям компании и требованиям действующего законодательства;

- Контролировать оформление регистрационных, технических и иных требуемых документов на технику в случаях, когда такое оформление предусмотрено;

- Координировать получение от клиента документов, необходимых для проведения соответствующих процедур;

- Обеспечивать соответствие местных процедур условиям договора, статусу оплаты и внутренним согласованиям компании.

6. Организация передачи техники клиентам

- Сопровождать процесс передачи техники согласно внутренним SOP компании;

- Проверять выполнение договорных условий, требований по оплате, внутренних согласований, PDI и прочих регламентов до передачи техники;

- Согласовывать с сервисным подразделением техническую готовность техники и завершение процедуры PDI;

- На основании информации от логистики подтверждать готовность техники, склада или СВХ к выдаче;

- Согласовывать с клиентом дату, место и комплект документов для передачи;

- Организовывать подписание актов приема-передачи и других сопутствующих документов;

- После передачи техники собирать и архивировать полный пакет документов по сделке;

- Не допускать выдачу техники со склада и фактическую передачу клиенту без требуемых внутренних согласований и соблюдения установленной процедуры.

7. Сопровождение использования печати и документооборота

- В рамках исполнения договоров, оформления документов и передачи техники сопровождать заявки на использование корпоративной печати;

- Контролировать подачу, согласование, проставление печати и архивирование документов;

- Оказывать содействие в оформлении и подписании документов, подготовленных и согласованных ответственными подразделениями;

- При необходимости содействовать получению, передаче и возврату утвержденных оригиналов документов;

- Обеспечивать использование печати, подписей и документов исключительно в пределах утвержденного объема полномочий;

- Не допускать использования печати или подписания документов без необходимого внутреннего согласования.

8. Взаимодействие с клиентами и сопровождение локальных операций

- Взаимодействовать с клиентами по вопросам подписания договора, оплаты, сверки взаиморасчетов, подготовки документов, прохождения административных процедур и передачи техники;

- Заблаговременно информировать клиентов о необходимых документах и действиях с их стороны;

- Координировать участие клиента в очных процедурах, если это требуется;

- При необходимости выезжать на склад, СВХ, в государственные органы, банки, регистрационные организации и другие учреждения для выполнения рабочих задач;

- Своевременно сообщать о возникающих на месте проблемах и привлекать соответствующие подразделения для их решения.

9. Документооборот и закрытие сделки

- Собирать и архивировать договоры, приложения, дополнительные соглашения, подтверждения оплаты, акты сверки, регистрационные и иные документы, акты приема-передачи и другие материалы по сделке;

- Обеспечивать полноту, корректность и прослеживаемость документации по каждой сделке;

- Загружать документы в корпоративную систему, вести электронный архив по всем сделкам.

Требуются хорошие коммуникативные навыки и практический опыт в 1С.