Специалист по контрактам в сфере инфраструктуры и услуг

1. Координация закупочных заявок и согласований

• Принимает и регистрирует закреплённые закупочные заявки, а также проверяет наличие и полноту технического задания, обоснования потребности, бюджетных ссылок и подтверждающих документов до начала их дальнейшей обработки.
• Координирует и контролирует получение всех необходимых согласований по закупочной заявке от момента её инициирования до готовности к проведению тендера, согласования договора и его подписания.
• Обеспечивает ведение реестра согласований, содержащего сведения о текущем владельце процесса, статусе рассмотрения, дате направления на согласование, комментариях, непредоставленной информации и требуемых дальнейших действиях.
• Контролирует выполнение просроченных действий и своевременно выносит на рассмотрение Менеджера по контрактам в сфере инфраструктуры и услуг вопросы, препятствующие дальнейшему продвижению закупочной заявки.

2.Подготовка, ведение и хранение тендерной документации

• Подготавливает и комплектует тендерную документацию с использованием утверждённых шаблонов и исходных документов, предоставляемых ответственными службами.
• Ведёт полный комплект тендерной документации, включая заявки на закупку, перечни участников тендера, приглашения к участию, разъяснения, полученные предложения, материалы оценки, согласования, протоколы переговоров и документы о присуждении контракта.
• Применяет единые правила наименования файлов, индексирования, управления версиями и организации доступа к документам для обеспечения возможности оперативного определения актуальной утверждённой версии документа.
• Обеспечивает регистрацию отправки и получения тендерной документации, а также ведение полной истории взаимодействия с участниками тендера для целей контроля и аудита.

3. Подготовка договоров и сопровождение процесса подписания

• Обеспечивает административное сопровождение процесса подготовки проектов договоров, приложений к ним, процедур согласования и подписания договорных документов в соответствии с указаниями Менеджера по контрактам в сфере инфраструктуры и услуг.
• Проверяет полноту договорного пакета перед подписанием, включая наличие утверждённых коммерческих, технических и подтверждающих документов.
• Обеспечивает контроль процесса подписания договора всеми сторонами, регистрацию даты его исполнения и своевременное предоставление подписанных экземпляров уполномоченным заинтересованным сторонам.
• Обеспечивает надлежащее хранение подписанного договора и подтверждающих документов по согласованию в контролируемом реестре договоров.

4. Документооборот

• Осуществляет функции по управлению документооборотом по контрактам на инфраструктурные и сервисные услуги, включая приём, регистрацию, индексирование, распространение, архивирование, поиск и хранение документов.
• Обеспечивает ведение истории изменений документов и исключает использование устаревших версий документов в качестве действующих.
• Обеспечивает ведение реестров документов и журналов передачи документации по закупочным процедурам, тендерной документации и договорам.
• Осуществляет периодические проверки полноты документации и устраняет выявленные недостатки в её учёте, хранении, метаданных и прослеживаемости.

5.Реестр договоров и управление договорными данными

• Обеспечивает ведение реестра договоров по инфраструктурным и сервисным услугам, поддерживая точность и актуальность содержащихся в нём данных на основании утверждённых первичных документов.
• Обеспечивает внесение и актуализацию данных о договорах, включая номер договора, стороны, описание предмета договора, стоимость, ключевые даты, изменения, обеспечения, страхование, результаты исполнения и статус закрытия договора.
• Сверяет данные реестра договоров с подписанными договорными документами и вспомогательными контрольными реестрами (трекерами), а также сообщает о выявленных несоответствиях.
• Подготавливает регулярные сводки о статусе договоров и предоставляет данные для управленческой отчётности.

6. Административное сопровождение договоров после их заключения

• Обеспечивает ведение реестров переписки, мероприятий, результатов исполнения обязательств, обеспечений, страхования, изменений договоров и процедур их закрытия по закреплённым договорам.
• Оказывает поддержку в подготовке материалов к совещаниям, протоколов и перечней мероприятий, а также осуществляет контроль исполнения документально оформленных поручений ответственными исполнителями.
• Обеспечивает передачу документов подрядчика ответственным согласующим лицам, а также ведение учёта полученных ответов и контрольных сроков рассмотрения.
• Оказывает поддержку при проверке комплектности платёжной документации, не осуществляя при этом подтверждение фактического объёма выполненных работ, степени их выполнения или сумм, подлежащих оплате.

7. Отчетность и взаимодействие с заинтересованными сторонами

• Подготавливает краткие отчёты о статусе закупочных заявок, согласований, тендерных процедур, договоров, недостающих документов и мероприятий по закрытию договоров.
• Ведёт журнал мероприятий, контролирует просроченные решения, неполные записи и документацию, а также отслеживает предстоящие ключевые договорные даты.
• Осуществляет текущее сопровождение и координацию взаимодействия с инициаторами закупок, службами по проектированию, контролю проектов, финансовыми, юридическими службами и подрядчиками.
• Своевременно выносит на рассмотрение руководства вопросы, выходящие за пределы полномочий данной должности либо способные повлиять на соблюдение установленных требований, сроки присуждения контрактов или защиту договорных интересов.

8. Закрытие договоров и передача договорной документации

• Обеспечивает ведение контрольного перечня мероприятий по закрытию договора начиная с момента его заключения, а также отслеживает получение обязательных документов, подтверждающих завершение исполнения договорных обязательств и проведение окончательных коммерческих расчётов.
• Формирует комплект утверждённых документов, подтверждающих закрытие договора, включая итоговую переписку, документы о завершении исполнения обязательств, гарантийные документы, руководства и инструкции, документы об освобождении от обязательств, а также документы, подтверждающие наличие либо отсутствие остаточных обязательств, если применимо.
• Выявляет отсутствующие, неполные или противоречивые документы по закрытию договора и координирует устранение выявленных несоответствий до вынесения рекомендации о закрытии договора.
• Архивирует полное договорное досье и вносит изменения в реестр договоров только после получения подтверждения о закрытии договора, утверждённого уполномоченными лицами.

9. Соблюдение требований, конфиденциальность и безопасность

• Соблюдает утверждённые закупочные процедуры, матрицу делегирования полномочий, требования по обеспечению конфиденциальности, управлению документацией, деловой этике, противодействию коррупции и предотвращению конфликта интересов.
• Обеспечивает ведение точной и полной документации с необходимым уровнем прослеживаемости, достаточным для проведения управленческого контроля и аудиторских проверок.
• Обеспечивает защиту конфиденциальной информации, относящейся к тендерным процедурам и договорам, предоставляя доступ к ней исключительно уполномоченным лицам.
• Применяет требования в области охраны труда, промышленной безопасности и охраны окружающей среды, установленные для офисной работы, участия в совещаниях и посещения производственных объектов, а также сообщает об опасных условиях, происшествиях и инцидентах через предусмотренные каналы информирования.

• Степень бакалавра в области закупочной деятельности, управления цепочками поставок, делового администрирования, экономики, права, инженерно-технических наук, финансов или иной смежной дисциплины.
• Наличие соответствующей квалификации в области закупочной деятельности, управления договорами, управления проектами или управления документацией является преимуществом.
• Не менее 3 лет соответствующего опыта работы в области закупок, управления договорами, администрирования проектов или управления документацией, предпочтительно в рамках промышленных, инфраструктурных проектов или проектов капитального строительства.
• Знание применимых требований Республики Казахстан в области закупок и договорной деятельности, а также способность работать в соответствии с утверждёнными процедурами и обращаться за экспертной поддержкой по специализированным вопросам.
• Уверенное владение английским и русским языками (устная и письменная коммуникация); знание казахского языка рассматривается как дополнительное преимущество.
• Опыт руководства персоналом не требуется; при этом для данной должности необходимы навыки эффективной координации взаимодействия между службами, ответственность за сопровождение закреплённых процессов и системный контроль исполнения поручений и последующих действий.
• Подтверждённые практические знания в области оформления закупочных заявок, маршрутов согласования, подготовки тендерной документации, оформления договоров, ведения реестров договоров, управления документацией и процедур закрытия договоров.
• Опыт ведения структурированных электронных и бумажных архивов и реестров документации, включая файловые индексы, журналы изменений версий документов, контрольные реестры (трекеры) и обеспечение точности данных в корпоративных информационных системах.