О роли. Небольшой family office ищет организованного, проактивного и внимательного к деталям специалиста на позицию Travel Assistant с функциями Office Manager. Вы станете ключевым звеном, обеспечивающим комфорт, мобильность и бесперебойную работу офиса для семьи и её команды.
Идеальный кандидат — человек, который любит порядок, умеет работать с людьми разного уровня, не теряется в форс-мажорах и способен держать в голове десятки задач одновременно, не забывая ни об одной.
Работа в паре с бизнес-ассистентом собственника компании.
Ключевые обязанности:
Travel-поддержка (80%):
· Планирование и бронирование международных и внутренних поездок: авиабилеты, отели, трансферы, аренда авто, частная авиация;
· Разработка детальных маршрутов и travel-программ с учётом предпочтений и графика семьи;
· Оформление виз, страховок, подготовка всех необходимых документов;
· Взаимодействие с консьерж-сервисами, ресторанами, гидами и поставщиками услуг;
· Оперативное решение проблем в пути: задержки, отмены, изменения планов (24/7 в критических ситуациях);
· Ведение бюджета поездок и последующая отчётность.
Офис-менеджмент (20%):
· Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупки, канцелярия, вода, кофе, расходные материалы;
· Взаимодействие с арендодателем, клининговыми и техническими службами;
· Ведение документооборота, работа с курьерами и почтой;
· Помощь в организации встреч, приёмов гостей, небольших мероприятий;
· Координация подрядчиков (IT, ремонт, доставка);
· Поддержка руководителя в административных вопросах.
Требования:
· Опыт 3–5 лет в роли travel-ассистента, офис-менеджера, персонального ассистента или в туристической сфере (premium-сегмент);
· Английский язык — intermediate;
· Опыт самостоятельного планирования сложных маршрутов и бронирований;
· Отличные навыки работы с Google Workspace / MS Office, сервисами бронирования;
· Стрессоустойчивость, гибкость, умение работать в режиме многозадачности;
· Высокий уровень конфиденциальности и тактичности;
· Проактивность.
Личные качества:
· Внимание к деталям и педантичность;
· Способность сохранять спокойствие в нестандартных ситуациях;
· Сильные коммуникативные навыки и чувство такта;
· Ответственность и чувство собственности к своей работе;
· Гибкость к меняющимся приоритетам.
Условия:
· Работа в небольшой стабильной команде family office;
· Конкурентная зарплата по итогам собеседования;
· График: 5/2, офис.