Мы ищем ассистента Департамента, который станет организационным центром команды: будет вести календари, готовить материалы к встречам, протоколировать совещания и помогать руководителю и сотрудникам фокусироваться на основных задачах. Роль подойдёт как начинающему специалисту, так и ассистенту с небольшим опытом, который хочет расти в бизнес-среде.
Чем предстоит заниматься:
-
Организация работы подразделения:
Ведение и координация календарей встреч участников команды, подбор удобных слотов, бронирование переговорных и ВКС (Zoom / Teams / Google Meet)
Контроль дедлайнов и задач команды, своевременные напоминания сотрудникам и руководителю -
Совещания и протоколы:
Присутствие на внутренних и внешних встречах, ведение протоколов Фиксация решений, задач, ответственных и сроков; рассылка итогов участникам
Контроль исполнения поручений по итогам встреч (follow-up) -
Подготовка материалов:
Подготовка презентаций бизнес-уровня (PowerPoint) на основе предоставленных материалов
Ведение и актуализация рабочих таблиц, трекеров, дашбордов (Excel / draw)
Поддержка базы знаний/документации подразделения в Confluence: структурирование страниц, обновление документов, оформление по шаблонам
Подготовка писем, служебных записок, информационных справок Перевод коротких деловых материалов с/на английский язык
Поиск и систематизация информации по запросу руководителя (ресёрч) -
Travel-поддержка, администрирование:
Организация командировок сотрудников: билеты, гостиницы, трансферы, визы
Подготовка авансовых отчётов и закрывающих документов, взаимодействие с бухгалтерией и travel-отделом
Работа с внутренними сервисами компании: заявки, согласования, документооборот
Контроль бюджета подразделения, отчетность по план/факту
Мы ждем, что Вы:
- Имеете высшее образование (возможно последние курсы бакалавриата/магистратуры)
- Знаете английский язык на уровне Upper-Intermediate / Advanced (свободная устная и письменная коммуникация, деловая переписка, участие во встречах)
- Имеете грамотную устную и письменную речь на русском языке
- Являетесь уверенным пользователем ПК: MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook)
- Имеете навыки подготовки презентаций делового уровня — чистая вёрстка, работа с шаблонами, базовое понимание визуальной логики слайдов
- Имеете опыт работы с Confluence и Jira (или готовы быстро освоить)
- Обладаете такими качествами, как: коммуникативность, самоорганизация, готовность работать в режиме многозадачности, проактивность, обучаемость, стрессоустойчивость, ответственность