Обязанности:
Документооборот и делопроизводство:
- Прием, первичная обработка, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
- Прием, проверка комплектности, первичная обработка и систематизация личных документов.
- Систематизация кадровых документов, поддержание порядка в архиве.
- Работа в системах электронного документооборота (1С, Битрикс24 и др.).
- Работа с таблицами в MS Excel.
- Разработка методологии делопроизводства: составление номенклатуры дел, инструкций и регламентов.
- Подготовка документов для рассмотрения руководством, своевременная передача исполнителям и контроль сроков исполнения.
- Регистрация внутренних приказов компании, своевременное ознакомление сотрудников с приказами под личную подпись.
- Взаимодействие с курьерскими службами и почтовыми отделениями, контроль доставки корреспонденции.
Жизнеобеспечение и администрирование офиса:
- Встреча гостей и партнеров компании.
- Ежедневный контроль порядка, чистоты и уюта в офисе, кухонной зоне (зоне приема пищи) и переговорных комнатах.
- Взаимодействие с клининговой службой: постановка задач, контроль качества и своевременности проведения уборок.
- Контроль технического состояния офиса: координация мелкого ремонта, взаимодействие с техническими специалистами.
- Мониторинг остатков и организация закупок товаров для жизнедеятельности офиса (чай, кофе, сахар, питьевая вода, бытовая химия и хозяйственные товары).
- Бюджетирование: контроль и планирование расходов на офисные нужды, сбор и своевременная отчетность по чекам.
- Организация и подготовка рабочего места для новых сотрудников (координация готовности техники, канцелярии, доступов).
- Участие в организации корпоративных событий и мероприятий: взаимодействие с кейтерингом, ведущими, артистами и техническим персоналом.
Требования:
- Знание основ архивного дела, правил регистрации и систематизации документов.
- Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook).
- Грамотная устная и письменная речь, знание правил деловой переписки.
- Высокий уровень ответственности, аккуратность при работе с документами, доброжелательность и развитые организаторские навыки.
Условия:
- Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня работы.
- Комфортная работа в офисе, полностью оборудованное современное рабочее место.
- Стабильный график работы: 5/2 (8-часовой рабочий день с 8.00 до 17.00).