Менеджер по организации внешних мероприятий

Мы рады предложить вам принять участие в конкурсе на вакантную позицию «Менеджер по организации внешних мероприятий»

Локация: г. Москва, штаб-квартира

Ваши задачи:

• Организация и координация мероприятий: составление смет, логистика, разработка концепции, размещение в отеле, конференц-часть;
• организация и координация мероприятий для делегатов, спикеров и других гостей Компании: оформление приглашений, встречи/проводы в аэропорту, трансферы, информационная поддержка гостей, бронирование гостиниц, конференц-зала, организация ужина и экскурсионных программ;
• проведение тендеров на мероприятия, в соответствии с политикой Компании;
• управление финансовой отчетностью по мероприятиям, контроль за оплатой поставщикам, составление бюджета мероприятия, полное ведение документооборота по проектам;
• коммуникация с делегатами и спикерами по согласованию логистики и размещения;
• покупка билетов и заказ такси для спикеров и делегатов (самостоятельно или совместно с агенством);
• согласование с менеджером по направлению и бронирование отеля (самостоятельно или совместно с агенством);
• подбор ресторана и меню для общего ужина, неплановые корректировки логистики и размещения в случае необходимости;
• коммуникация с поставщиками по разработке маршрутов и логистике, оформлению билетов, оформлению виз, заказу трансферов, а также по реализации концепции мероприятий;

• кросс-функциональное взаимодействие со структурными подразделениями — получение обратной связи, сбор недостающей информации, поиск узких мест с целью оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, разработка и внедрение новых решений.

Наши ожидания:

• высшее образование;
• опыт работы на аналогичной должности от 3 лет;
• английский язык на бизнес-уровне (для взаимодействия с иностранными спикерами и делегатами);
• опыт работы с CRM/ERP-системами бронирования и бюджетирования, умение работать с документами и тендерной документацией;
• высокие коммуникативные навыки;
• внимательность к деталям, способность к многозадачности.