Администратор по персоналу (HR Administrator)

Цель должности

Обеспечение всесторонней административной и операционной поддержки деятельности отдела по работе с персоналом с соблюдением политик компании, требований трудового законодательства и внутренних процедур. HR Administrator обеспечивает поддержку процессов на всех этапах жизненного цикла сотрудника, ведет кадровую документацию и HR-учет, координирует предоставление услуг сотрудникам, а также способствует эффективному взаимодействию между работниками, руководством и внешними поставщиками услуг.

Основные обязанности / Ключевые обязанности

Ведение кадровой документации (Employee Records)

• Ведение актуальных и корректных личных дел сотрудников.
• Подготовка, оформление, обработка и архивирование кадровой документации, справок, запросов, уведомлений, подтверждений и соглашений о конфиденциальности.
• Обеспечение надлежащего хранения и учета кадровых документов в соответствии с политиками компании и требованиями законодательства.
• Контроль сроков действия документов и своевременное обновление данных в личных делах сотрудников.

Адаптация и увольнение сотрудников (Onboarding & Offboarding)

• Координация процессов адаптации новых сотрудников, стажеров, прикомандированных сотрудников и подрядчиков.
• Организация оформления заявок на создание учетных записей, выдачу пропусков, подготовку рабочих мест и необходимых вводных документов.
• Администрирование процессов увольнения сотрудников, включая возврат имущества компании, прохождение процедур обходного листа и архивирование документов.
• Контроль полноты и своевременности оформления обязательной документации при приеме и увольнении сотрудников.

Поддержка в области иммиграции и мобильности персонала (Immigration & Mobility Support)

• Координация процессов оформления разрешений на работу и виз для иностранных работников и экспатриантов.
• Контроль сроков действия разрешений на работу, виз и иных миграционных документов.
• Взаимодействие с государственными органами и внешними провайдерами миграционных услуг по вопросам получения, продления разрешительных документов и соблюдения требований законодательства.
• Поддержка мероприятий, связанных с мобильностью персонала и релокацией сотрудников, при необходимости.

Льготы для сотрудников и медицинское страхование (Employee Benefits & Medical Insurance)

• Администрирование процессов подключения сотрудников к программе медицинского страхования, внесения изменений и прекращения страхового покрытия.
• Координация медицинских осмотров, профилактических обследований и сезонных кампаний по вакцинации.
• Выполнение роли основного контактного лица для сотрудников по вопросам медицинского страхования и взаимодействия со страховыми компаниями и медицинскими провайдерами.
• Обеспечение ведения и хранения конфиденциальной медицинской документации в соответствии с требованиями по защите персональных данных.

Развитие талантов и обучение (Talent Development & Learning)

• Координация ежегодной оценки эффективности деятельности сотрудников, обеспечение своевременного завершения процесса и соблюдения корпоративных требований.
• Администрирование систем управления обучением (LMS) и ведение учета данных о прохождении обучения сотрудниками.
• Координация внутренних и внешних обучающих программ, контроль бюджетов и расходов на обучение.
• Подготовка аналитических данных, отчетов и дашбордов по вопросам развития талантов и обучения для руководства компании.

Соблюдение HR-политик и требований законодательства (HR Compliance & Policies)

• Поддержка внедрения HR-политик, процедур и требований Кодекса деловой этики компании.
• Координация ознакомления сотрудников с корпоративными политиками и документами по соблюдению требований компании (compliance).
• Участие в мониторинге соблюдения трудового законодательства и внутренних нормативных документов компании.
• Поддержка мероприятий по обеспечению конфиденциальности и защите информации.

Поддержка трудовых отношений (Employee Relations Support)

• Оказание административной поддержки при рассмотрении вопросов трудовых отношений и проведении внутренних расследований.
• Координация встреч, сбор подтверждающей документации и ведение конфиденциальных записей.
• Подготовка кадровой корреспонденции, уведомлений, объяснительных писем и иных коммуникаций для сотрудников.

Координация работы с поставщиками услуг (Vendor & Service Provider Coordination)

• Взаимодействие с внешними поставщиками услуг, включая медицинские учреждения, иммиграционных консультантов, провайдеров обучения, языковые центры, агентства недвижимости и международные школы.
• Координация процесса обработки счетов, подготовки подтверждающей документации и согласования платежей, связанных с предоставлением HR-услуг.

HR-коммуникации (HR Communications)

• Подготовка и распространение HR-сообщений, объявлений, служебных записок и иных информационных материалов для сотрудников.
• Поддержка коммуникационных кампаний, связанных с программами льгот, изменениями в политиках компании, программами адаптации новых сотрудников и инициативами по благополучию сотрудников (wellbeing).
• Содействие эффективному информированию сотрудников по вопросам, относящимся к деятельности HR-функции.

Требования к квалификации и опыту

• Высшее образование в области управления персоналом, делового администрирования, менеджмента, права или смежной специальности.
• 3-5 лет релевантного опыта работы в области кадрового администрирования или HR-операций.
• Знание Трудового кодекса Республики Казахстан и практик кадрового администрирования.
• Знание миграционного законодательства Республики Казахстан, включая требования, связанные с разрешениями на работу, визами, привлечением иностранной рабочей силы и соблюдением миграционных требований.
• Опыт работы с кадровой документацией и ведением личных дел сотрудников.
• Уверенное владение приложениями Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) и HRIS-системами.
• Способность обеспечивать конфиденциальность и работать с чувствительной информацией о сотрудниках.
• Умение эффективно управлять несколькими задачами одновременно и соблюдать установленные сроки.
• Свободное владение английским языком; знание русского и казахского языков является предпочтительным.