Бизнес-ассистент собственника / Executive Assistant

Мы ищем не секретаря и не человека, который будет помогать собственнику успевать ещё больше.
Нам не нужен просто человек для ведения календаря, списка задач, ответов на звонки и тому подобного.

Нужно просто, чтобы большая часть текущих вопросов вообще перестала доходить до собственника. А текущие проекты и задачи доводились до результата.

Вам будет передаваться не только выполнение поручений, но и ответственность за конечный результат, право самостоятельно принимать решения и полномочия требовать результат от других людей в компании.

По мере роста доверия область этих полномочий будет расширяться.

Вам предстоит постепенно выстроить вокруг собственника систему, в которой:
- протокол встреч превращается в задачи, ответственных, сроки и контроль за исполнением без участия владельца бизнеса;
- поставленные задачи и встречи не приходится держать в голове, они зафиксированы в системе учета задач и календаре;
- руководители приходят на встречи подготовленными;
- просрочки обнаруживаются и предупреждаются до их делайна;
- повторяющиеся процессы превращаются в системы;
- входящая информация фильтруется и распределяется по ответственным без участия владельца;
- если проблемы и доходят до собственника то уже с вариантами решения;
- обратимые решения, решения в рамках бюджета и полномочий, не изменяющие приоритетам и ценностям принимаются без участия собственника;
- личные организационные вопросы также перестают занимать его внимание.

Если задача передана вам - вы владеете ей до получения результата, осознанной отмены или момента, когда для продолжения действительно требуется решение собственника.

Чем именно предстоит заниматься

Управление компанией и регулярка:
- проверка и подготовка руководителей к встречам (люди не доделывают на встрече, то что должно быть готово)
- дашборды региональных, маркетологов, контроля качества, аккаунт-менеджера (данные собраны-проведен анализ-разработаны решения);
- протоколирование встреч → задачи → контроль → доведение до результата.

Проекты и текущие задачи:
- текущие поручения (взять на контроль, довести до исполнения, разобраться в вопросе)
- квалификация заявок на франшизу (получить заявку, прозвонить, квалифицировать)
- организация поездки Франция/Италия (визы, бюджеты, билеты, отели)
- система управления задачами и календарем ежедневно актуализируется.

Финансы и административка:
- все арендные платежи на контроле;
- все коммунальные платежи на контроле.

Персональные задачи:
- найти врача;
- держать на контроле чат школы/детсада;
- автомобиль на контроле;
- покупки домой

Больше примеров задач дадим после прохождения тестового задания.
Интеллектуальный уровень задач будет очень разным. Уровень ответственности за результат - одинаковым.

Какие решения вы принимаете самостоятельно.
Самостоятельно принимаются решения, которые:
- обратимы;
- находятся внутри согласованного бюджета;
- входят в область ваших полномочий;
- не создают существенного юридического или репутационного риска;
- не меняют согласованные приоритеты собственника.

Если решение действительно требует собственника, мы ожидаем не вопрос «Что делать?», а:

ситуация → факты → варианты → ваша рекомендация → требуемое решение.

Кого мы ищем
В идеале у вас уже есть 3+ года опыта работы бизнес-/executive-ассистентом собственника, CEO или генерального директора, либо сопоставимый опыт управления проектами непосредственно рядом с первым лицом компании.

Нам особенно интересен человек, который:

• умеет работать без подробного ТЗ;

• самостоятельно принимает разумные решения в рамках своих полномочий;

• способен превратить хаотичный процесс в работающую систему;

• хорошо работает с цифрами и таблицами;

• умеет кратко выделять главное из большого объёма информации;

• умеет требовать результат от других людей;

• не путает «я написала ответственному» с «задача выполнена»;

• способен одновременно держать несколько проектов;

• умеет пользоваться современными цифровыми инструментами и ИИ;

• спокойно переключается между стратегически разными задачами;

• соблюдает конфиденциальность;

• готов к коротким командировкам.

Что для нас особенно важно

Представьте, что через несколько месяцев собственник уезжает на две недели и говорит:

«Обращайтесь ко мне только по вопросам, которые действительно невозможно решить без меня».

Если при этом компания продолжает работать, руководители подготовлены к встречам, задачи не теряются, платежи происходят вовремя, проекты движутся, автомобиль обслужен, календарь актуален, а собственник получает только действительно важные вопросы - значит, вы отлично выполняете свою работу.

Условия

Мы рассматриваем кандидатов , готовых к переезду в Рязань.

Доход обсуждается индивидуально в зависимости от уровня кандидата и может достигать 200 000 ₽ в месяц.

Для нас высокая зарплата на этой позиции оправдана не количеством выполненных поручений, а количеством внимания и времени собственника, которое вы способны освободить.

Как откликнуться

Нам важно не только ваше резюме, но и то, как вы думаете.

Поэтому вместе с откликом выполните небольшое тестовое задание ниже.

Мы намеренно не даём подробных инструкций по его выполнению.

В реальной работе на этой позиции подробное ТЗ тоже будет далеко не всегда.

Тестовое задание

Представьте, что вы уже работаете бизнес-ассистентом собственника.

Понедельник, 9:00.

Сегодня собственник готов уделить операционным вопросам компании не более 60 минут.

К 9:00 вы получаете следующую информацию:

1. В 12:00 должна состояться еженедельная встреча с региональными управляющими.

2. Один региональный вообще не прислал отчёт.

3. Второй прислал 25 слайдов с большим количеством цифр, но практически без выводов и предложений.

4. Маркетолог пишет собственнику:
   «Нужно срочно согласовать акцию на следующую неделю. Когда сможете посмотреть?»

5. Финансист сообщает, что сегодня необходимо оплатить аренду трёх помещений. По одному из них сумма отличается от предыдущего месяца на 18 000 ₽.

6. В одном ресторане за последние несколько дней заметно снизился рейтинг на картах.

7. Сотрудник сообщает, что подключение нового ФН, которое должно было завершиться в пятницу, до сих пор не закончено.

8. В 11:30 у собственника стоит звонок с потенциальным франчайзи-партнёром. Никаких материалов к встрече пока не подготовлено.

9. Из школы пришло сообщение, которое требует ответа родителя сегодня.

10. Автомобиль собственника сообщает о необходимости прохождения ТО.

В 9:05 собственник пишет вам:

«Сегодня очень много своей работы. Пожалуйста, разберись со всем этим. Меня подключай только там, где без меня действительно нельзя».

Задание №1

Опишите, что вы будете делать с 9:05 до 12:00.

Нам интересно:

• что вы сделаете лично;

• что делегируете;

• что решите самостоятельно;

• какие вопросы всё-таки вынесете собственнику;

• в какой последовательности будете действовать;

• какую информацию подготовите к 60 минутам собственника.

Не нужно угадывать «правильный ответ».

Нам важна логика вашего мышления.

Задание №2

Региональный управляющий пишет:

«Выручка ресторана за неделю снизилась на 12%. Думаю, это сезонность. Будем наблюдать. По остальным показателям всё нормально».

Представьте, что через час этот руководитель должен идти с отчётом к собственнику.

Что вы ему ответите и что должно быть подготовлено к встрече?

Задание №3

Собственник голосовым сообщением поставил вам 7 задач во время поездки.

Через неделю:

• 3 выполнены;

• 2 находятся в работе;

• одна просрочена ответственным сотрудником;

• по одной выяснилось, что первоначально поставленным способом выполнить её невозможно.

Что увидит/услышит от вас собственник через неделю?

Напишите так, как действительно сообщили бы ему о результате.

Важно

Ответ можно прислать обычным текстом.

Не нужно делать презентацию, записывать видео, предлагать нам свои услуги или выполнять дополнительные задания, которых мы не просили.

Мы оцениваем не оформление, а ваше мышление, самостоятельность, способность определять приоритеты и доводить задачи до результата.