Бизнес-ассистент в агентство недвижимости на Пхукете

DI Phuket Property — агентство недвижимости и инвестиционный бутик на Пхукете.

Ищем сильного бизнес-ассистента, который станет операционным центром команды и будет помогать сотрудникам и руководителям решать организационные, информационные и текущие бизнес-задачи.

Это не классическая позиция секретаря или личного помощника.

Около 80% задач связаны с бизнесом и внутренней работой команды, около 20% — с личными организационными задачами основателя компании.

Обязанности

• координация сотрудников и разных направлений компании;

• помощь в организации внутренних процессов;

• сбор, анализ и структурирование информации;

• подготовка таблиц, документов, отчетов, презентаций и других материалов;

• помощь в найме: поиск кандидатов, первичная коммуникация, организация собеседований;

• участие в онбординге новых сотрудников;

• поиск подрядчиков, сервисов и решений под различные задачи;

• сравнение предложений и подготовка оптимальных вариантов с рекомендациями;

• организация встреч, созвонов, мероприятий и рабочих поездок;

• follow-up по договоренностям и текущим вопросам;

• помощь в работе с CRM, Google Drive, Google Таблицами и другими внутренними системами;

• участие в запуске новых проектов и инициатив;

• выполнение разноплановых операционных задач для команды;

• использование ChatGPT и других AI-инструментов для поиска, анализа и подготовки материалов;

• самостоятельный поиск недостающей информации и вариантов решения задач.

Личные задачи

Около 20% задач могут быть связаны с личной организационной поддержкой основателя компании:

• календарь и записи;

• билеты, поездки и бронирования;

• логистика;

• покупки и доставки;

• поиск подрядчиков;

• бытовые и организационные вопросы.

Здесь важен тот же подход: не просто найти информацию, а предложить готовое решение и довести задачу до результата.

Требования

• высокий уровень организованности;

• системное мышление;

• самостоятельность;

• умение работать с большим количеством разноплановых задач;

• способность быстро разбираться в новых вопросах;

• умение взаимодействовать сразу с несколькими сотрудниками;

• хорошие навыки работы с информацией;

• умение расставлять приоритеты;

• внимательность к деталям;

• ответственность за конечный результат;

• способность спокойно работать при меняющихся вводных;

• умение делать follow-up и возвращать задачи в работу;

• грамотная письменная коммуникация;

• уверенная работа с Google Docs / Sheets / Drive;

• опыт использования ChatGPT и других AI-инструментов будет большим плюсом.

Нам особенно подойдет человек, который

• не ждет подробного ТЗ на каждый шаг;

• самостоятельно ищет решение;

• не пересылает проблему без вариантов;

• умеет быстро переключаться между разными задачами;

• способен координировать нескольких участников;

• не считает задачу выполненной после одного сообщения;

• доводит вопрос до фактического результата.

Условия

• полная занятость;

• работа внутри команды DI Phuket Property;

• высокая степень самостоятельности;

• большое количество разноплановых задач;

• прямое взаимодействие с руководителями и сотрудниками компании;

• возможность влиять на внутренние процессы;

• активное использование AI и современных инструментов в работе;

• формат работы: удаленно / Пхукет — обсуждается индивидуально.

Что важно в этой роли

Главный результат работы бизнес-ассистента — команда тратит меньше времени на организационную и операционную рутину, потому что ассистент забирает значительную часть этих вопросов на себя и доводит их до результата.