Обязанности:
- Документооборот и договорная работа: оформлять договоры, допсоглашения, сопроводительные документы, коммерческие предложения, отчёты, протоколы совещаний, реестры замечаний; подготавливать, согласовывать, загружать и отправлять документы по ЭДО.
- Организация коммуникаций и совещаний: планировать и организовывать совещания и онлайн‑встречи, формировать повестки, вести протоколы, фиксировать решения и поручения, контролировать их исполнение, настраивать доступы и обеспечивать обмен файлами между участниками.
- Управление задачами и сроками: вести календарные планы и контрольные даты, отслеживать отклонения и риски срыва сроков, актуализировать статусы задач в трекере, собирать еженедельные отчёты от исполнителей, формировать сводную отчётность по проектам.
- Координация участников проекта: обеспечивать взаимодействие между производством, заказчиком, подрядчиками и согласующими органами; управлять потоками входящих запросов, фильтровать и маршрутизировать задачи, вести реестр обращений и замечаний.
- Работа с проектной документацией: регистрировать, систематизировать и хранить документы, обеспечивать версионность файлов, организовывать структуру папок и правила именования файлов (в т. ч. в облачных хранилищах и системах документооборота).
- Подготовка материалов для согласований и презентаций: собирать исходные данные для буклетов, моделей и презентаций, помогать в подготовке демонстрационных материалов (скриншоты, схемы, экспликации, ТЭП), проверять полноту и читаемость данных, при необходимости готовить простые схемы, таблицы и графики, сводить данные из разных источников.
- Контроль согласований и замечаний: вести реестр замечаний (от заказчика, согласующих органов, экспертизы), распределять их по исполнителям и контролировать снятие; отслеживать статусы согласований, напоминать ответственным о сроках, фиксировать результаты.
Требования:
- Фокус на результат: вы несете личную ответственность за свои действия и гарантируете конечный результат работы, а не просто обеспечиваете процесс.
- Работа с информацией: абсолютное умение читать, анализировать и передавать информацию без малейшего искажения данных.
- Высокий темп: способность эффективно работать в режиме многозадачности и с высокой скоростью принятия решений.
- Порядок работы в сервисах «Контур Экстерн», «Контур Диадок», «Битрикс24».
- Процедура выставления счетов, оформления УПД и актов.
- Правила составления типовых договоров подряда, приложений к ним и коммерческих предложений.
- Методы обработки информации и коммуникации с применением современных технических средств; основы этики делового общения.
- Требования к подготовке материалов для согласований (в т. ч. АГР, буклеты, цифровые и 3D‑модели) — по части сбора, структурирования и передачи исходных данных, а также правила ведения проектной документации.
- Принцип календарно‑сетевого планирования и контроля сроков.
- Грамотная устная и письменная речь; продвинутое владение MS Office.
Условия:
- График и формат: полная занятость, удаленная работа строго в часовом поясе Москва (MSK).
- Особенность режима: график стандартный (пн-пт с 9-18), но с готовностью работать в режиме 24/7 в дни сдачи проектов.
- Адаптация, наставничество и условия для карьерного роста.
- Оформление по ТК РФ.
⚠️ Важно для отклика:
Мы ценим предельную внимательность и точность при работе с данными. Если вы дочитали вакансию до конца и полностью согласны с условиями, начните свой отклик (сопроводительное письмо) со слова «24/7». Отклики без этого кодового слова рассматриваться не будут