Ассистент руководителя / Бизнес Ассистент / Executive Assistant⁠

На позицию нужен не просто исполнитель поручений, а человек, способный самостоятельно вести задачи, координировать проекты, контролировать сроки и доводить договорённости до результата.

Обязанности:

• Полное организационное сопровождение деятельности руководителя: Ведение и координация рабочего календаря, планирование встреч, переговоров, командировок и мероприятий;

• Подготовка руководителя к деловым встречам и переговорам: сбор информации, аналитика, подготовка справочных материалов, презентаций и тезисов;

• Организация переговоров с российскими, казахстанскими, китайскими и другими зарубежными компаниями;

• Деловая переписка на русском, китайском и английском языках;

• Участие в переговорах с иностранными партнёрами, при необходимости - перевод и сопровождение коммуникации;

• Поиск производителей, поставщиков и потенциальных партнёров в Китае и других странах;

• Первичный анализ компаний, продукции, производственных возможностей, условий сотрудничества;

• Установление контактов с китайскими производителями, отраслевыми организациями, ассоциациями, торговыми площадками и международными партнёрами;

• Организация онлайн- и офлайн-переговоров с зарубежными компаниями;

• Организация зарубежных деловых поездок руководителя: маршруты, билеты, гостиницы, встречи, трансферы, график переговоров и сопровождение;

• Подготовка коммерческих предложений, официальных писем, презентаций, запросов и других деловых материалов;

• Сопровождение сотрудничества с партнёрами от первого контакта до реализации договорённостей;

• Координация участников проектов, постановка задач и контроль сроков исполнения;

• Ведение протоколов встреч и контроль выполнения принятых решений;

• Контроль поручений руководителя и регулярное информирование о статусе выполнения;

• Сбор, систематизация и анализ необходимой для руководителя информации;

• Подготовка сравнительных таблиц, отчётов, справок и аналитических материалов;

• Взаимодействие с сотрудниками компании, подрядчиками, поставщиками, клиентами и партнёрами;

• Контроль документооборота и деловой корреспонденции по проектам;

• Помощь руководителю в развитии новых направлений бизнеса и международных проектов;

• Поиск новых деловых возможностей, производителей, технологий и потенциальных партнёров;

• Решение текущих организационных и административных вопросов руководителя.

Требования:

• Обязательное свободное владение китайским языком для ведения деловой переписки и переговоров;

• Знание английского языка на уровне, достаточном для деловой коммуникации;

• Грамотный казахский и русский язык;

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, проектным координатором, менеджером международных проектов либо в аналогичной должности;

• Опыт взаимодействия с иностранными компаниями будет значительным преимуществом;

• Опыт ведения деловой переписки и переговоров;

• Умение самостоятельно искать и проверять информацию;

• Сильные организационные и аналитические способности;

• Умение работать одновременно с несколькими задачами и проектами;

• Высокая скорость работы и способность быстро переключаться между задачами;

• Умение самостоятельно принимать решения в рамках поставленных задач;

• Ответственность, системность, внимательность к деталям;

• Инициативность и ориентация на результат;

• Умение соблюдать конфиденциальность;

• Уверенное владение Microsoft Office / Google Workspace и современными цифровыми инструментами.

Мы ожидаем, что кандидат:

• умеет не просто получать поручение, а самостоятельно понимать, что необходимо сделать для достижения результата;

• способен организовать переговоры с иностранной компанией «под ключ» - от поиска контактов до фиксации договорённостей;

• умеет контролировать большое количество параллельных задач;

• не теряет договорённости и сроки;

• умеет профессионально представлять компанию при общении с партнёрами;

• готов работать в динамичном режиме и активно участвовать в развитии новых проектов.

Будет преимуществом:

• опыт работы с китайскими производителями;

• опыт поиска оборудования и производителей на китайском рынке;

• знание китайских деловых площадок и источников поиска поставщиков;

• опыт сопровождения международных контрактов;

• опыт организации бизнес-поездок в Китай и другие страны;

• опыт работы в B2B, промышленном, инженерном или производственном секторе;

• наличие собственной базы контактов в Китае.

Мы предлагаем интересную работу непосредственно с руководителем компании, участие в международных проектах, переговорах и развитии новых направлений бизнеса, зарубежные командировки.

Должность предполагает высокий уровень самостоятельности, ответственности и реальное влияние на реализацию проектов компании.