Бизнес-ассистент заместителя генерального директора

Москва | Работа в офисе | График 5/2

Мы более 15 лет защищаем жизнь и здоровье людей, поставляем медицинское оборудование лечебным учреждениям и работаем с крупными государственными и муниципальными заказчиками.

Ищем организованного, самостоятельного и инициативного бизнес-ассистента, который станет надёжной правой рукой заместителя и поможет обеспечить его эффективную работу и офиса.

Нам нужен человек, который умеет не просто выполнять поручения, а брать ответственность за результат: самостоятельно разбираться в задачах, организовывать процессы, координировать участников и контролировать исполнение договорённостей.

Это позиция для тех, кто любит порядок, умеет работать с большим количеством информации, быстро переключается между задачами и получает удовольствие от того, что благодаря его работе всё функционирует чётко и вовремя.

Чем предстоит заниматься

1. Бизнес-поддержка руководителя

• Планировать рабочий календарь, организовывать встречи, переговоры и совещания.
• Готовить документы, материалы и необходимую информацию к встречам.
• Фиксировать поручения, договорённости и решения.
• Контролировать сроки исполнения задач, взаимодействовать с ответственными сотрудниками.
• Собирать статусы и готовить краткие отчёты для руководителя.
• Вести деловую переписку, готовить письма, запросы и рабочие документы.

2. Координация задач и процессов

• Вести единый реестр поручений и контролировать дедлайны.
• Координировать взаимодействие сотрудников и подрядчиков.
• Отслеживать выполнение договорённостей и своевременно выявлять задержки.
• Самостоятельно решать организационные вопросы в рамках своих полномочий.
• Предлагать решения и своевременно информировать руководителя о вопросах, требующих его участия.

3. Организация работы офиса

• Обеспечивать бесперебойную работу офиса и комфортные условия для сотрудников.
• Взаимодействовать с арендодателем, сервисными организациями и поставщиками.
• Организовывать закупки офисных принадлежностей и обслуживание техники.
• Контролировать работу подрядчиков, курьерских служб и клининга.
• Организовывать приём гостей, деловые встречи и внутренние мероприятия.
• Контролировать административные расходы и документооборот.

4. Работа с документами и информацией

• Вести Excel и Google Таблицы, реестры, списки и чек-листы.
• Готовить сводные отчёты, сравнительные таблицы и презентации.
• Искать и структурировать информацию по запросам руководителя.
• Запрашивать коммерческие предложения, сравнивать условия поставщиков.
• Контролировать счета, сроки оплат и передачу документов в бухгалтерию.
• При необходимости организовывать командировки руководителя.

Кого мы ищем

• Имеете опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя, административным координатором или офис-менеджером от 1-2 лет.
• Умеете самостоятельно организовать работу и довести поручение до конечного результата.
• Уверенно работаете с Excel, Google Таблицами, Word и деловой документацией.
• Грамотно общаетесь устно и письменно, умеете вести деловую переписку.
• Способны одновременно контролировать несколько задач, не теряя сроки и детали.
• Умеете находить информацию, анализировать предложения и предлагать варианты решения.
• Проявляете инициативу, внимательны к деталям и соблюдаете конфиденциальность.
• Умеете выстраивать конструктивное взаимодействие с сотрудниками, руководителями и подрядчиками.

Будет преимуществом:

• Опыт непосредственной работы с руководителями высшего звена.
• Опыт контроля поручений и координации сотрудников.
• Владение современными ИИ-инструментами (ChatGPT и аналогами) для подготовки документов, анализа информации, протоколов встреч и автоматизации рутинных задач.
• Опыт работы с 1С, CRM-системами и таск-менеджерами.

Что предлагаем

• Заработная плата: 100 000–120 000 ₽ на руки.
• График работы 5/2, на выбор: 08:00–17:00 или 09:00–18:00.
• Полный рабочий день, работа в офисе: Москва, Дербеневская набережная, 11кВ.
• Разноплановые задачи, возможность развивать управленческие и организационные компетенции.
• Возможность применять современные цифровые инструменты и предлагать улучшения рабочих процессов.
• Работу, в которой виден конкретный результат вашего участия.

Что для нас особенно важно

Мы ценим сотрудников, которые не ждут пошаговых инструкций, а умеют самостоятельно разобраться в задаче, найти решение и организовать его выполнение.

Наш принцип работы: получили задачу → разобрались → организовали → проконтролировали → довели до результата.

Если вам нравится быть в центре рабочих процессов, создавать порядок, помогать руководителю принимать решения и видеть результат своей работы — будем рады познакомиться с вашим опытом.

Откликайтесь на вакансию и расскажите в сопроводительном письме за какие результаты отвечали.