ФССК
Помощник/ассистент руководителя
100 000 - 150 000 RUR
- Деловая переписка
- Документооборот
- Google Docs
- Электронный документооборот
- Контроль исполнения решений
- Сбор и анализ информации
- Работа с документами
- Первичная бухгалтерская документация
- 1С: Документооборот
Обязанности:
- 1.Административное и организационное сопровождение руководителя * Прием посетителей и гостей, приготовление чая/кофе * Организация рабочего дня: календарь, встречи, звонки, напоминания и приоритеты. * Планирование и координация деловых встреч, переговоров и мероприятий. * Организация командировок, бронирований и иных организационных вопросов. * Подготовка материалов к встречам: повесток, справок, презентаций и рабочих документов. * Ведение протоколов встреч и контроль исполнения договоренностей. 2. Координация задач и контроль исполнения * Постановка, распределение и контроль выполнения поручений руководителя. * Отслеживание сроков, статусов и результатов задач. * Координация взаимодействия между сотрудниками, подрядчиками и другими участниками рабочих процессов. * Оперативное решение организационных вопросов и эскалация проблем руководителю. * Контроль своевременного предоставления результатов и отчетности. 3. Деловая коммуникация * Ведение и координация деловой переписки с клиентами, партнерами, сотрудниками, подрядчиками и контрагентами. * Обработка входящих запросов, их приоритизация и передача ответственным лицам. * Организация коммуникации между участниками рабочих процессов. * Контроль получения обратной связи и исполнения договоренностей. 4. Подготовка документов и аналитических материалов * Подготовка писем, отчетов, презентаций, договоров и иных рабочих материалов. * Сбор, систематизация и структурирование информации. * Поиск необходимых данных и подготовка справок, аналитических и информационных материалов для руководителя. * Подготовка документов к встречам, переговорам и принятию управленческих решений. 5. Документооборот и жизнедеятельность офиса * Оформление курьерских отправок, взаимодействие с почтой и курьерскими службами, организация корреспонденции * Отправка и приём писем посредством Почты России * Ведение бумажного архива * Ведение сетевых папок * Регистрация и передача в бухгалтерию входящей документации * Заказ канц. товаров, хоз. товаров, заказ воды 6. Финансово-административное сопровождение * Контроль счетов, оплат и первичных документов в рамках поручений руководителя. * Взаимодействие с бухгалтерией, подрядчиками и контрагентами по административно-финансовым вопросам. * Контроль своевременного предоставления необходимых документов и закрывающих материалов. * Автоматизация кадрового документооборота * Кадровое делопроизводство * Учредительные документы, актуализация, обновление информации в сетевых папках * Составление договоров 7. Проектная координация * Координация участников проектов и рабочих процессов. * Контроль контрольных точек, сроков и промежуточных результатов. * Выявление организационных рисков и проблем, требующих внимания руководителя. * Обеспечение своевременного получения информации и результатов от ответственных лиц. 8. Конфиденциальность и информационная поддержка * Работа с коммерческой, финансовой и персональной информацией руководителя. * Обеспечение конфиденциальности получаемой и обрабатываемой информации. * Подготовка руководителю кратких сводок, справок и информации, необходимой для оперативного принятия решений. 9. Структурирование * Оптимизация-систематизация рабочих процессов. * Подготовка должностных инструкции в соответствии с действующей обстановкой организации * Создание и оптимизация методических рекомендации по каждому процессу * Формирование условий для эффективного использования рабочего времени * Создание и ведение различных таблиц, сводных таблиц EXCEL, GOOGL TAB
- Уверенный пользователь word, exсel, google doc, google tab
- Умение работать в режиме многозадачности
- Умение работать с офисной техникой
- Стремление к росту
- Коммуникабельность
- Пунктуальность
- Работа в офисе развивающийся компании
- Официальное трудоустройство, по желанию ГПХ
- ЗП от 100 т. на руки