Помощник/ассистент руководителя

Обязанности

• Организация работы офиса, обеспечение сотрудников необходимыми канцелярскими и хозяйственными принадлежностями.
• Ведение деловой переписки и телефонных переговоров с поставщиками, покупателями, партнёрами и транспортными компаниями.
• Подготовка, оформление и сопровождение договоров, счетов, актов, заявок, приказов и иных документов.
• Контроль сроков исполнения поручений руководителя и договорных обязательств.
• Координация поставок, отгрузок и транспортировки нефтепродуктов автомобильным и железнодорожным транспортом.
• Взаимодействие с нефтебазами, поставщиками, покупателями и перевозчиками по текущим рабочим вопросам.
• Контроль документооборота по закупке, реализации и перевозке нефтепродуктов.
• Сбор информации о ценах, объёмах поставок, остатках и условиях сотрудничества с контрагентами.
• Подготовка отчётов, таблиц, презентаций и аналитических материалов для руководителя.
• Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц, подготовка соответствующих документов.
• Приём и распределение входящей корреспонденции, контроль отправки исходящих документов.
• Организация совещаний, подготовка материалов и ведение протоколов встреч при необходимости.
• Ведение архива документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности.
• Контроль административных расходов офиса и взаимодействие с обслуживающими организациями.
• Выполнение иных поручений руководителя в рамках должностных обязанностей.

• Высшее образование.
• Обязателен опыт работы в сфере нефтепродуктов.
• Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером или административным специалистом будет преимуществом.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и навыки работы с электронным документооборотом.
• Знание делопроизводства и умение работать с договорами, счетами, актами, заявками и сопроводительными документами.
• Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки и телефонных переговоров.
• Навыки взаимодействия с поставщиками, покупателями, перевозчиками и другими контрагентами.
• Организованность, ответственность, внимательность к деталям и умение работать в режиме многозадачности.
• Знание русского языка; знание казахского и английского языков будет преимуществом.
• Умение соблюдать сроки, самостоятельно организовывать работу и выполнять поручения руководителя.
• Соблюдение конфиденциальности и деловой этики.

• официальное трудоустройство в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
• график работы: 5/2, с 09:00 до 18:00;
• место работы: ЖК HighVill Astana, ул Байтурсынова 5;
• своевременная выплата заработной платы;