ГК «АГНЕМЕД» работает в сфере здравоохранения: поставляет медицинское оборудование, расходные материалы и лекарственные препараты, оказывает медицинские услуги, развивает проекты корпоративной диспансеризации и новые направления бизнеса.
Цель должности: Освободить время собственника за счёт организации исполнения поручений, координации сотрудников и своевременной подготовки информации для принятия решений. Нужен самостоятельный сотрудник с управленческим мышлением, способный лично доводить работу до результата.
Поручения и Битрикс24
- Фиксировать поручения из встреч, звонков, переписки и голосовых сообщений.
- Уточнять ожидаемый результат, ответственного, срок, промежуточные этапы и порядок приёмки.
- Ставить и структурировать задачи в Битрикс24, связывать их с проектами и документами.
- Поддерживать актуальные статусы, исключать дубли и потерю поручений.
- Контролировать исполнение до получения и приёмки результата.
Операционная координация
- Координировать исполнение решений собственника руководителями и сотрудниками в пределах предоставленных полномочий.
- Выявлять препятствия, получать от ответственных предложения и организовывать следующие шаги.
- Заранее сообщать о рисках срыва сроков и предлагать варианты решения.
- Самостоятельно решать согласованный круг организационных и операционных вопросов.
- Вести отдельные внутренние проекты и улучшать процессы совместно с их владельцами.
Совещания и отчётность
- Готовить повестку, собирать материалы, вести протоколы и фиксировать решения.
- Проверять наличие задач по итогам совещаний и контролировать последующее исполнение.
- Собирать управленческие отчёты по утверждённому формату, проверять полноту, наличие цифр, отклонений и следующих действий.
- Готовить краткую сводку собственнику: результаты, просрочки, риски и вопросы, требующие решения.
Организация работы руководителя
- Вести единый календарь, согласовывать встречи и приоритеты.
- Готовить документы, справки и материалы к переговорам.
- Координировать подготовку поездок и мероприятий с офис-менеджером и специалистом по коммуникациям.
- Обеспечивать своевременное прохождение согласований.
Требования
- Опыт бизнес-ассистента с операционными функциями, исполнительного помощника, операционного или проектного менеджера от 3 лет.
- Практический опыт постановки и контроля задач в Битрикс24.
- Опыт координации нескольких подразделений и взаимодействия с руководителями.
- Умение работать с таблицами, показателями, план-фактом и управленческой отчётностью.
- Способность выделять главное из большого объёма информации и задавать уточняющие вопросы.
- Грамотная устная и письменная речь, самостоятельность, внимательность и конфиденциальность.
- Умение добиваться исполнения спокойно и корректно, сохраняя рабочие отношения.
- Готовность лично выполнять задачи, проверять детали и доводить работу до завершения.
Преимущество: опыт в медицинской сфере, поставках, проектном бизнесе или компании с несколькими направлениями.
Условия для бизнес ассистента
- Оформление по ТК РФ; полная занятость в офисе, без параллельной занятости, мешающей работе.
- График 5/2, с 9:00 до 18:00. Офис: Уфа, ул. Рудольфа Нуреева, 21.
- Перспектива роста до исполнительного или операционного директора при подтверждённых результатах и готовности отвечать за процессы, команду и показатели.