ГК «АГНЕМЕД» работает в сфере здравоохранения: поставляет медицинское оборудование, расходные материалы и лекарственные препараты, оказывает медицинские услуги, развивает проекты корпоративной диспансеризации и новые направления бизнеса.
Цель должности
Обеспечить бесперебойную работу офиса, порядок в документах, качественный приём гостей и повседневную организационную и бытовую поддержку руководителя.
Приёмная и коммуникации
- Встречать посетителей, партнёров и кандидатов, уведомлять сотрудников об их прибытии.
- Принимать и распределять звонки, фиксировать важные обращения.
- Принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию, письма и посылки.
- Взаимодействовать с почтой, СДЭК и курьерскими службами.
Обеспечение офиса
- Вести учёт и закупку канцелярии, воды, чая, кофе и хозяйственных расходников; собирать заявки, контролировать остатки и расходы в пределах бюджета.
- Контролировать работу клининга и порядок в общих зонах.
- Организовывать обслуживание оргтехники и устранение хозяйственных неисправностей, взаимодействовать с арендодателем и подрядчиками.
- Вести учёт ключей, пропусков и офисного имущества.
Документооборот
- Регистрировать входящие и исходящие документы, своевременно передавать их ответственным.
- Вести реестры документов и контролировать их движение.
- Готовить комплекты на подпись, передавать руководителю и возвращать исполнителям.
- Отслеживать отправку и возврат подписанных оригиналов.
- Печатать, сканировать, копировать и архивировать документы.
- Заполнять утверждённые шаблоны и проверять комплектность приложений.
- Обеспечивать понятное хранение бумажных и электронных копий.
Поддержка руководителя и встречи
- Готовить кабинет и переговорную к рабочему дню и встречам.
- Предлагать и подавать чай, кофе, воду руководителю и гостям.
- Организовывать заказ питания и кофе-брейки при необходимости.
- Приносить документы на подпись, выполнять текущие организационные поручения.
- Заказывать такси, билеты, гостиницы и курьерскую доставку по согласованным заявкам.
- Помогать бизнес-ассистенту и специалисту по коммуникациям с организационной частью встреч и мероприятий.
- Встречать кандидатов и новых сотрудников, помогать с подготовкой рабочего места.
Требования
- Опыт офис-менеджера, секретаря или административного помощника от 2 лет; практический опыт документооборота и обеспечения офиса.
- Грамотная речь, внимательность, пунктуальность и доброжелательность.
- Готовность лично выполнять секретарские и сервисные обязанности.
- Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и офисной техникой. Опыт Битрикс24 и электронного документооборота будет преимуществом.
- Умение расставлять приоритеты и своевременно сообщать о проблемах; соблюдение конфиденциальности и делового этикета.
Условия
- Оформление по ТК РФ.
- Заработная плата 70 000–80 000 ₽.
- График 5/2, с 9:00 до 18:00.
- Полная занятость в офисе: Уфа, ул. Рудольфа Нуреева, 21.
- Работа совместно с бизнес-ассистентом и специалистом по коммуникациям.